Quản lý nhân sự theo phần mềm hay thủ công thì biểu mẫu cho phần này là điều bắt buộc. Nếu biểu mẫu khoa học, người quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan và biết lượng biến động. Từ đó có những quyết định phù hợp. Trang Anh sẽ chia sẻ biểu mẫu quản lý nhân sự mà công ty mình đã dùng. Bên mình dùng biểu mẫu này từ giai đoạn vài trăm nhân sự, cho tới khi quy mô 4.800 nhân sự. Đương nhiên, dần dần các danh mục cũng được bổ sung dần theo quy mô công ty. Các bạn xem file trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung
Mục đích xây dựng biểu mẫu
Biểu mẫu quản lý nhân sự là cả các biểu mẫu về quản lý các dữ liệu liên quan tới thông tin, dữ liệu của nhân sự trong doanh nghiệp. Mục tiêu của biểu mẫy quản lý nhân sự:
- Giúp cho phòng Hành chính nhân sự quản lý nhân sự từ khi vào công ty cho đến khi nghỉ việc.
- Hỗ trợ Trưởng các bộ phận trong việc quản lý nhân sự.
- Giúp các cấp quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra những giải pháp kịp thời về nhân sự.
Nội dung cần có trong biểu mẫu quản lý nhân sự
Tuỳ thuộc vào quy mô công ty, sơ đồ tổ chức, vị trí địa lý mà các biểu mẫu sẽ có cấu trúc khác nhau.
Nhưng các trường cơ bản sau thì cần có. Bạn có thể tham khảo việc xây dựng biểu mẫu quản lý nhân sự bằng file excel với đầy đủ các trường nội dung như sau:
- Mã nhân viên hoặc mã chấm công. Mỗi nhân viên trong công ty đều sở hữu một mã số riêng không trùng lặp với nhau. Khi nhân viên đó nghỉ việc thì mã số này vẫn được giữ nguyên để lưu trữ thông tin và không gắn lại cho nhân viên khác. Mã nhân viên đặt có thể theo vị trí địa lý hoặc tên viết tắt của công ty + số thứ tự của họ.
Ví dụ: Nhân sự ở Hà Nội, là nhân sự thứ 255 của công ty, có thể đặt mã: VPHN_255
- Họ và tên.
- Phòng ban trực thuộc.
- Đơn vị/chi nhánh.
- Chức danh công việc.
- Chức vụ đảm nhận.
- Loại nhân viên: Chính thức/thử việc.
- Ngày gia nhập.
- Thâm niên công tác.
- Cơ sở làm việc.
- Giới tính.
- Ngày sinh.
- Số điện thoại liên hệ.
- Email công việc, email cá nhân.
- Địa chỉ sinh sống.
- Địa chỉ thường trú.
- Số Chứng minh thư nhân dân (ngày cấp, nơi cấp).
- Trình độ học vấn, thông tin liên quan đến bằng cấp, chuyên ngành học,…
- Mã số thuế cá nhân.
- Số sổ BHXH.
- Tình trạng nhân viên (đang làm việc/đang xin nghỉ việc/đã nghỉ việc).
Hệ thống các biểu mẫu quản lý nhân sự cần có trong doanh nghiệp
Mẫu quản lý danh sách nhân sự toàn công ty
- Danh sách nhân sự toàn công ty
Phần này cung cấp tổng quan thông tin nhân sự đã, đang, từng ký hợp đồng làm việc với công ty. Biểu mẫu này phải có đầy đủ thông tin về nhân sự.
- Danh sách nhân sự nghỉ việc
Biểu mẫu này được xây dựng tương tự theo các trường thông tin trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới. Trong biểu mẫu này, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực khi nhân viên nghỉ và các hồ sơ liên quan đến thủ tục chấm dứt hợp đồng.
Biểu mẫu này cho thấy mức độ tăng/ giảm nhân sự của từng phòng ban trong kỳ; cộng dồn cả trong năm. Mục tiêu: xem xét lượng biến động nhân sự đang ở mức nào.
Tải biểu mẫu tại đây.
File theo dõi nhân sự
File nhân sự toàn công ty:
Báo cáo tăng nhân sự:
Báo cáo giảm nhân sự:
Mẫu báo cáo về tiền lương của nhân sự
Đây là file tổng hợp các thông tin liên quan đến vấn đề lương của nhân viên: Chấm công, lương, thời gian tăng ca, làm việc thực tế của nhân viên…
- Báo cáo về chấm công.
- Bảng lương tháng.
Tải biểu mẫu tại đây.
Trang Anh
