Thủ tục chốt sổ BHXH khá đơn giản nhưng rất quan trọng. NLĐ có thể tự chốt sổ được không? Thủ tục chốt sổ thế nào? Hãy cùng tìm hiểu nào!
Nội dung
Khi nào cần chốt sổ BHXH?
Đây là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động. Thủ tục này được thực hiện khi:
– Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
– Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan BHXH quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
Điều kiện để chốt được sổ BHXH
Doanh nghiệp phải đóng đầy đủ tiền BHXH cho cơ quan BH thì mới có thể chốt được sổ cho:
– Không nợ tiền BHXH tính đến tháng cuối cùng mà NLĐ làm việc.
– Chỉ chốt sổ khi không nợ tiền bảo hiểm của tất cả NLĐ trong doanh nghiệp.
Người lao động có tự chốt sổ BHXH được không?
Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.
Cũng theo nội dung được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ BHXH được. Trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động. Trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ bảo hiểm cho NLĐ. Trường hợp này, người lao động nên:
- Liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở.
- Hoặc báo Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.
Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động (dành cho người sử dụng lao động)
Việc chốt sổ BHXH cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công. Trình tự chốt sổ bảo hiểm được thực hiện như sau:
Báo giảm lao động
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
- Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, bệnh nghề nghiệp. (Mẫu D02-TS);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);
Doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia.
Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan BHXH
Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, hoặc qua bưu điện. Hoặc nộp qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn). Đơn vị tiếp nhận: cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.
Thời gian thực hiện
Trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với NLĐ, đơn vị phải báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này không được quá 30 ngày.
Cơ quan Bảo hiểm giải quyết trong 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ. Trường hợp hồ sơ có vấn đề, Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.
Trên đây là hướng dẫn để đơn vị thực hiện thủ tục chốt sổ đơn giản, nhanh chóng nhất. Đơn vị cần lưu ý, khi người lao động nghỉ việc cần thanh toán đủ tiền BHXH và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, để thực hiện thủ tục chốt sổ nhanh chóng nhất để hoàn trả cho người lao động./.
Trang Tiên
