Làm việc tại nhà hiệu quả mùa Covid – 7 bí kíp siêu đỉnh

Covid 19 làm đảo lộn muôn vàn thói quen, cách thức làm việc trước đây của mọi người. Dù muốn hay không, chúng ta đều phải tập cách thích nghi mới. Đó là làm việc tại nhà – Work from home. Cùng tìm hiểu 7 bí quyết làm việc tại nhà hiệu quả bạn nhé!

Dành ra một không gian làm việc lý tưởng khi làm việc tại nhà

Làm việc tại nhà đôi khi bạn có quá nhiều sự sao nhãng. Từ gia đình, thư giãn… Mục tiêu là tách biệt công việc và đời sống gia đình của bạn; ngay cả khi bạn đang làm việc tại nhà. Vạch ra đường ranh giới giữa công việc và thư giãn bằng cách dành một không gian riêng; để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn giữ được năng suất và hạn chế sao nhãng.

Giờ đây khi bạn làm việc tại nhà, có một không gian riêng biệt gần như là một điều xa xỉ. Một số người có thể có một phòng làm việc riêng tại nhà nhưng nhiều người không có điều này.

Cho dù bạn ở trong tình huống nào, hãy thử tìm một vị trí trong nhà và biến nơi đó thành không gian làm việc riêng. Đó có thể là phòng riêng hoặc bếp của bạn. Hoặc thậm chí có thể là phòng khách của bạn. Miễn là bạn chọn một vị trí giúp bạn tránh xa các phiền nhiễu. Và để bạn tập trung vào công việc của mình.

Có công cụ phù hợp để làm việc online tại nhà

Bạn không thể làm việc hiệu quả khi không có công cụ phù hợp. Điều này đúng cả khi bạn đến văn phòng hay làm việc tại nhà. Hãy đảm bảo bạn có công cụ phù hợp để làm việc. Bao gồm cả cách thiết lập văn phòng tại nhà và công nghệ bạn chọn.  

Ngoài chiếc máy tính xách tay, có thêm một chiếc màn hình thì càng tuyệt. Bạn có thể có nhiều chương trình và ứng dụng đang mở đồng thời với nhiều cửa sổ trên màn hình. Nókhiến mọi thứ dễ quản lý và thuận tiện hơn.

Sử dụng bàn phím có kích thước đầy đủ và chuột tăng thêm sự thoải mái khi làm việc. Nghe có vẻ không hợp lý lắm nhưng sử dụng bàn phím kích cỡ đầy đủ và chuột thay vì bàn phím và bàn di chuột của máy tính xách tay có thể cải thiện hiệu suất của bạn bằng cách giúp bạn làm việc nhanh hơn và thoải mái hơn. Ngoài ra, một mạng Wifi ổn định cũng là điều tuyệt vời. Không phải lúc nào bạn cũng có được một văn phòng hoàn hảo tại nhà. Tuy nhiên, việc đầu tư vào những thứ nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt to lớn.  

Phân bổ thời gian làm việc, nghỉ ngơi hợp lý

Khi bạn làm việc ở nhà, bạn sẽ không mất một khoảng thời gian đến chỗ làm. Điều này giúp bạn có nhiều thời gian hơn để thức dậy và tận hưởng buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc. Bạn vẫn nên giữ một thói quen tương tự để sẵn sàng cho quá trình làm việc: Thức dậy cùng giờ mỗi ngày, đi tắm, uống một ly nước, rửa mặt, đánh răng, pha cà phê,…

Sau đó, hãy dành khoảng 15 – 45 phút để chăm sóc bản thân. Bạn có thể đi dạo, nghe nhạc để cải thiện tập trung. Và lên kế hoạch cho ngày của bạn hoặc tập thể dục.

Nếu bạn tận dụng thời điểm này hiệu quả trước khi làm việc; bạn sẽ sẵn sàng hơn để bắt đầu tập trung vào công việc của mình.
Đảm bảo hoàn thành kế hoạch hàng ngày

Sẵn sàng cho công việc là một chuyện, nhưng thực sự bắt đầu lại là chuyện khác. Bạn nên soạn sẵn một lịch trình làm việc và sinh hoạt mỗi ngày và đảm bảo thực hiện chúng để hiệu quả làm việc tốt nhất.

Đối với nhân viên làm việc từ xa có mô típ công việc không thay đổi nhiều; bạn có thể xác nhận lịch làm việc hàng tuần. Còn đối với những người có công việc thay đổi theo từng ngày; bạn hãy lên một danh sách công việc cần làm theo ngày để tránh bỏ sót nhiệm vụ của mình.

Điều này tạo nên những áp lực để bạn giải quyết những công việc hàng ngày của mình. Hãy đảm bảo tiến độ công việc của mình bằng cách lập danh sách những việc cần làm ngày hôm đó.

Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp trên các nền tảng online khi làm việc tại nhà

Việc giao tiếp hiệu quả khi không gặp nhau một vấn đề phải lưu ý khi làm việc tại nhà. Bởi lẽ, face to face bao giờ ý tưởng, thông tin cũng được truyền nhanh và chính xác.

Điều quan trọng là giao tiếp với đồng nghiệp hoặc nhân viên một cách rõ ràng. Hãy cố gắng không rời khỏi phòng mà để lại một yêu cầu mơ hồ. Và đừng e ngại khi yêu cầu câu hỏi làm rõ. Bạn có thể thực hiện qua email, cuộc trò chuyện hay cuộc gọi điện thoại.  

Bạn có thể phải “giao tiếp quá mức” và điều đó có thể khiến bạn cảm thấy bối rối trong một số trường hợp. Tuy nhiên, tốt hơn là giao tiếp quá mức ở phần đầu để đảm bảo sự nhất quán.    

Thông thường, làm việc từ xa nghĩa là bạn có thể linh hoạt xử lý những công việc riêng như chăm sóc con cái hoặc có hẹn với bác sĩ trong ngày. Chỉ cần nhớ rằng bạn nói điều đó với đồng nghiệp và nhân viên làm việc cùng bạn.  

Bạn không phải tiết lộ mọi thông tin cá nhân. Chỉ cần nhớ cập nhật thông báo không ở văn phòng. Cũng như trạng thái trên bất kỳ hệ thống trò chuyện nào. Trạng thái rảnh/bận của bạn đặc biệt hữu ích nếu người khác trông chờ vào quyết định; hoặc sự phê duyệt từ bạn để tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ và dự án.  

Bảo mật  

Nhân viên làm việc từ xa nên đặc biệt quan tâm đến việc duy trì bảo mật cả trên nền tảng vật lý lẫn kỹ thuật số.  

Từ góc độ vật lý, hãy thận trọng với môi trường xung quanh khi bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm của công ty. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn thích làm việc ở các quán cà phê hay văn phòng làm việc chung. Có một số cách hữu ích đó là khóa máy tính khi không sử dụng và không thảo luận thông tin nhạy cảm của công ty trong các cuộc gọi công khai.  

Ngoài ra, bạn phải đảm bảo về vấn đề bảo mật các công cụ mình sử dụng. Những biện pháp bảo mật này nên áp dụng cho email, VPN, công cụ hiệu suất, dịch vụ lưu trữ đám mây và bất kỳ công cụ số nào bạn dùng để làm việc.

Hạn chế sao nhãng

Làm việc tại nhà chắc chắn là một trải nghiệm thoải mái hơn. Nhưng điều đó không có nghĩa rằng đây là môi trường làm việc lý tưởng. Sao nhãng là một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc tại nhà. Mọi thứ bạn mong đợi sau khi làm việc giờ đã dễ dàng nằm trong vòng tay. Thật khó để giữ tập trung khi làm việc nhưng còn khó hơn khi ở nhà.

Bạn có thể quan tâm đến những công việc khác trong giờ giải lao, như ném đống quần áo vào máy giặt hay ăn một chút đồ ăn vặt. Nhưng hãy cẩn thận về mức độ mà bạn bị sao nhãng. Hãy tránh tham gia vào các hoạt động chiếm quá nhiều thời gian và sự tập trung.

Hẹn giờ cho giờ giải lao có thể giúp bạn không bị sao nhãng. Và nhắc nhở bạn khi đã đến lúc quay lại công việc. Vì đồng nghiệp của chúng ta không ở trong văn phòng để buộc chúng ta chịu trách nhiệm; một điều cần quan trọng là phải nỗ lực hơn nữa để loại bỏ sự sao nhãng.

Rời khỏi “Văn phòng” vào cuối ngày

Bạn có thể có cảm giác rằng làm việc tại nhà tạo ra sự cân bằng công việc, cuộc sống tốt hơn. Vì bạn đã được thoải mái ở nhà, bạn sẽ rất dễ đắm chìm vào công việc. Và không bao giờ rời công việc vào cuối ngày. Hãy theo dõi thời gian và cho bản thân bạn cơ hội kết thúc một ngày và để lại công việc phía sau.

Biết rằng có vạch đích sẽ giúp bạn tối đa hóa giờ làm việc của mình để làm việc hiệu quả. Nếu bạn chỉ ngồi đó và làm việc liên tục không ngừng nghỉ; có khả năng bạn sẽ làm việc quá mức và kiệt sức mà không đạt được gì cả. Những dự án và công việc khó khăn với hạn chót cận kề sẽ lơ lửng trên đầu bạn nếu bạn không lập ra ranh giới.

Khi ở văn phòng, bạn sẽ dễ dàng được gợi nhắc rằng đã đến lúc về nhà khi mọi người sắp xếp đồ và chuẩn bị sẵn sàng rời công ty. Khi bạn ở nhà, không có lời nhắc tập thể nào cho bạn biết rằng đã kết thúc một ngày. Bạn không nhất thiết ngày nào cũng phải rời công việc tại cùng một thời điểm nhưng vạch ra ranh giới để phân định giờ làm việc và giờ ra khỏi văn phòng sẽ giúp bạn rời khỏi không gian làm việc và thả lỏng đồng thời cho bạn thời gian để chuẩn bị cho ngày hôm sau.

Trang Tiên