Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

Đào tạo xong, người lao động và doanh nghiệp được gì? Đó là câu hỏi mà khi lập kế hoạch đào tạo cần trả lời được. Để đào tạo đúng và đủ thì cần phải phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) chuẩn. Vậy cách phân tích nhu cầu đào tạo ra sao, có những phương pháp phân tích gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này bạn nhé!

Khái niệm phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

Phân tích nhu cầu đào tạo = Training need analysis (TNA)

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) là quá trình thu thập và phân tích thông tin nhằm làm rõ những nhu cầu cần thiết về kiến thức, kỹ năng để người lao động cải thiện kết quả công việc. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp đưa ra kết luận chính xác về việc đào tạo có thực sự nâng cao hiệu quả trong công việc hay không.

Như vậy, để phân tích được nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp, cần có:

• Phiếu đánh giá khoảng cách năng lực của nhân sự nhân sự theo chuẩn khung năng lực. Phần này sẽ do lãnh đạo trực tiếp của đơn vị đánh giá.
• Thách thức doanh nghiệp đang gặp phải là gì?
• Chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty trong 1 năm, 3-5 năm.
• Mục tiêu của doanh nghiệp trong thời gian tới?

Các bước xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp (TNA)

Bước 1: Phân tích nhu cầu của doanh nghiệp

Mục tiêu đào tạo phần lớn phụ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu của doanh nghiệp phải bao gồm:

• Căn cứ chiến lược của công ty trong năm tới. Trong tháng, quý, năm tới công ty định đẩy mạnh vào mảng nào? Cần những nhân sự ra sao?
• Chính sách xây dựng hệ thống cán bộ nguồn và chính sách lãnh đạo (nếu có). Lên kế hoạch đào tạo riêng cho nhóm cán bộ nguồn và lãnh đạo.
• Phục vụ các mục tiêu đột xuất của doanh nghiệp mà bạn không lường trước được.
• Phục vụ các mục tiêu về sự phát triển cá nhân. Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp chưa có nhu cầu đào tạo cho nhân viên. Điều này sẽ làm tăng sự gắn bó và giúp cho công việc được tốt hơn.

Bước 2: Đánh giá khoảng cách trong yêu cầu công việc và năng lực nhân sự – căn cứ xác định nhu cầu đào tạo

Dữ liệu cần thu thập để xác định các kỹ năng cần thiết giải quyết về khoảng trống giữa:

• Năng lực hiện tại của nhân viên với mong muốn của họ.
• Hiệu suất làm việc hiện tại và mong muốn làm việc trong tương lai.

Căn cứ đánh giá

• Khung năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân sự.
• Lộ trình công danh cho từng vị trí: Lên kế hoạch đào tạo cho từng level của vị trí.

Bước 3: Xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên, phòng ban

• Nhu cầu đào tạo của cá nhân. Đây là việc đào tạo theo ý kiến chủ quan cá nhân nhân viên.
• Nhu cầu đào tạo của phòng ban: Phiếu khảo sát do trưởng bộ phận điền. Đây là kế hoạch đào tạo có một chút hơi hướng chiến lược rồi.

Để xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên, phòng ban, bạn có thể làm một phiếu khảo sát nhỏ. Gửi cho nhân sự đó để họ tự đề xuất xem mình cần được bổ sung những kiến thức, kỹ năng gì cho công việc. phiếu khảo sát có thể là phiếu đóng hoặc phiếu mở.

Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo doanh nghiệp: Tải tại đây.

Bước 4: Xác định nhu cầu đào tạo

Xác định vấn đề đào tạo thiết yếu

Xem xét xem đâu là “Need” cần (ASK – Hành vi, Kỹ năng, Kiến thức) cho vị trí được đào tạo. Không phải là nhu cầu “Want” của cá nhân hay nhóm nhân viên nhưng lại không có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của họ. Được học hỏi thêm các kiến thức, kỹ năng, hoàn thiện bản thân là nhu cầu của nhiều nhân sự. Nhưng đâu là nhu cầu được đào tạo phù hợp với mục tiêu, chiến lược và yêu cầu của công ty. Đó chính là điều mà nhân sự L&D (đào tạo và phát triển) cần xác định đúng.

Vấn đề thứ hai, đó là xác định vấn đề gặp phải về nhân sự có được giải quyết bằng việc đào tạo hay bằng những hình thức khác? (Trong ví dụ về nhân viên không hào hứng hay phối hợp tốt, có thể đào tạo về team-building hay teamwork nếu họ không có những kỹ năng này. Nhưng nếu liên quan đến động lực cá nhân, chính sách nhân sự, hay khối lượng công việc quá nhiều, thì nên được giải quyết bằng những hình thức khác). Nếu giải pháp xử lý là thông qua đào tạo, thì nhu cầu đào tạo là gì? Những hoạt động cần đưa vào kế hoạch đào tạo là gì? Có đơn thuần là chỉ một khóa học có thể giải quyết được vấn đề hay không?

Xác định được những mục tiêu sau đào tạo

Xác định rõ mục tiêu sau đào tạo cần đạt được là gì. Và những mục tiêu này có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động của doanh nghiệp? Những khoảng trống nào cần thiết ưu tiên đào tạo đầu tiên. Những kỹ năng khác có thể được đào tạo sau hoặc đào tạo trong quá trình làm việc. Từ đó, xác định được các nội dung đào tạo đi kèm.

Tải Báo cáo nhu cầu đào tạo bồi dưỡng sau đào tạo và kết quả ứng dụng sau khoá học:

Xác định các lựa chọn về hình thức đào tạo có thể áp dụng

Yếu tố này giúp cân đối giữa các giải pháp đào tạo dựa trên những tiêu chí đánh giá cụ thể. Các tiêu chí có thể dùng để đánh giá bao gồm chi phí, thời gian, nguồn lực nhân sự, công nghệ đầu tư, mức độ ảnh hưởng và hiệu quả của từng phương pháp đối với vấn đề đào tạo, … Giúp định hướng nội dung đào tạo phù hợp với người học để có sự lựa chọn nội dung, đối tác, giảng viên phù hợp.

>> Xem thêm về các hình thức đào tạo.

>> Xem thêm về cách lập kế hoạch đào tạo

Các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo

Phương pháp quan sát

Phương pháp quan sát là phương pháp được thực hiện bằng cách quan sát có mục đích, có kế hoạch các sự vật, hiện tượng trong các hoàn cảnh tự nhiên khác nhau. Nhằm thu thập dữ liệu đặc trưng cho quá trình diễn biến của sự vật, hiện tượng đó.

Ưu điểm

• Cung cấp thông tin về hành vi thực tế của đối tượng được điều tra, cho phép hiểu rõ hơn hành vi được nghiên cứu.
• Nhà nghiên cứu có thể quan sát trực tiếp các hành vi thực tế hoặc có thể quan sát các dấu hiệu hành vi người quan sát. Thậm chí đôi khi có thể gián tiếp quan sát các dấu hiệu phản ánh hành vi.
• Các dữ liệu thu thập thường khách quan, chính xác do được quan sát và ghi chép trực tiếp thay vì dựa vào câu trả lời hay trí nhớ của đối tượng.

Hạn chế

• Chỉ có thể sử dụng cho đối tượng xảy ra trong hiện tại. Có nghĩa là các đối tượng trong quá khứ và tương lai thì không thể sử dụng phương pháp quan sát.
• Cỡ mẫu nghiên cứu thường bị hạn chế do nhà nghiên cứu không thể quan sát trên cỡ mẫu lớn vì lý do thời gian và tài chính.
• Nhà nghiên cứu không vững vàng có thể mắc phải sự suy đoán chủ quan hoặc mang định kiến khi suy đoán đối tượng.

Phương pháp bảng câu hỏi

Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi là một phương pháp phỏng vấn viết. Nó được thực hiện cùng một lúc với nhiều người theo một bảng hỏi in sẵn. Người được hỏi trả lời bằng cách đánh dấu vào các ô tương ứng theo một quy ước.

Ưu điểm

• Có thể điều tra được trên diện rộng về mặt địa lý. Một số lượng lớn khách thể nghiên cứu trong thời gian ngắn.
• Dễ khái quát vấn đề. Vì phương pháp này cho phép làm theo số đông, càng đông càng dễ khái quát.
• Đơn giản về thiết bị và dễ sử dụng.
• Mang tính chủ động cao.

Hạn chế

• Phương pháp này tiếp cận nghiên cứu tâm lý con người dưới góc độ nhận thức luận. Tức là thông qua câu trả lời để suy ra về mặt tâm lý. Cho nên nhiều khi không đảm bảo độ khách quan và tính trung thực của kết quả nghiên cứu.
• Tốn kém về mặt kinh phí.

Phương pháp chuyên gia tư vấn

Phương pháp chuyên gia là phương pháp thu thập ý kiến của chuyên gia trong việc nhận định, đánh giá một sản phẩm, sự kiện hay một vấn đề thực tiễn. Có thể sử dụng phương pháp này để phân tích nhu cầu đào tạo trong các doanh nghiệp có đủ tiềm lực tài chính.

Ưu điểm

• Tiết kiệm về thời gian, sức lực, tài chính để triển khai nghiên cứu.
• Tham khảo kinh nghiệm của những người có chuyên môn.

Nhước điểm

• Chủ yếu dựa trên cơ sở trực cảm hay kinh nghiệm của chuyên gia.  Vì vậy chỉ nên sử dụng khi các phương pháp không có điều kiện thực hiện, không thể thực hiện được hoặc có thể sử dụng phối hợp với các phương pháp khác.
• Tuỳ thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp, không phải DN nào cũng áp dụng được.

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là phương pháp theo đó người phỏng vấn và đối tượng được phỏng vấn đối diện trực tiếp với nhau để hỏi và trả lời theo một chủ đề đã được định trước.

Ưu điểm

• Các câu hỏi kiểm tra có tác dụng tốt hơn thông qua sự giải thích của người hỏi
• Người phỏng vấn có khả năng tạo thêm hàng loạt những thông tin bổ sung quan trọng để đánh giá đối tượng khảo sát.

Nhược điểm

• Trong một thời gian nhất định, người phỏng vấn chỉ có thể phỏng vấn một số lượng hạn chế những người điều tra. Khi số lượng người được phỏng vấn tăng lên, chi phí sẽ tăng lên và thời gian sẽ bị kéo dài ra.
• Để tiến hành phỏng vấn: Những cán bộ phỏng vấn phải được đào tạo và làm chủ được kỹ thuật phỏng vấn. Do đó, chi phí để đào tạo họ cũng khá tốn kém.
• Trong những trường hợp, phỏng vấn thiếu khéo léo đã dẫn đến thái độ mâu thuẫn, không đồng tình của người được phỏng vấn. Từ đó làm cho họ từ chối trả lời hoặc trả lời sai không chính xác.

Phương pháp thảo luận nhóm

Phương pháp thảo luận nhóm là việc đấnh giá, bàn bạc, trao đổi giữa các thành viên trong nhóm về một vấn đề cụ thể, nhằm thu thập những ý kiến trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích và xử lý vấn đề đã đưa ra.

Ưu điểm

• Thu thập được nhiều thông tin của nhiều người, nhiều phía.
• Những người tham gia hiểu và phân tích được vấn đề

Nhược điểm

• Chất lượng thảo luận phụ thuộc người điều phối.

Phương pháp đánh giá

Phương pháp đánh giá là quá trình xem xét hiệu quả, của đối tượng được đánh giá trên những tiêu chí định sẵn.

Ưu điểm

• Dễ triển khai dễ hiểu.

Nhược điểm

• Các tiêu chí phải định lượng, dễ hiểu nếu không sẽ phụ thuộc ý chí chủ quan của người đánh giá.

Phân tích nhu cầu đào tạo là tiền đề quan trọng để lập kế hoạch đào tạo cho doanh nghiệp. Điều này quyết định thành công hơn nửa cho việc xây dựng kế hoạch đào tạo năm sau. Vì vậy, cần nghiên cứu kỹ để có được những dữ liệu chính xác nhất. Trên đây là gợi ý của mình. Chúc bạn thành công!

Trang Anh