Trong bối cảnh dịch Covid 19 chưa biết tới bao giờ, các hoạt động online đang được đẩy mạnh hơn bao giờ hết. Cá nhân Trang Anh, tổ chức các sự kiện online qua Zoom mình đã làm từ tháng 5/2021. Vì chưa biết dịch sẽ tới bao giờ. Từ đó đến nay, mình vẫn thực hiện đều đặn 2 buổi đào tạo định kỳ/tuần; các sự kiện đào tạo dự án; phỏng vấn online. Mới đây nhất, sự kiện sinh nhật; vinh danh mình cũng đã tổ chức online qua Zoom. Bỏ túi 1 chút kinh nghiệm kha khá về phần này. Nay có nhiều bạn hỏi về việc tổ chức sự kiện online qua Zoom, Trang Anh xin chia sẻ 1 chút kinh nghiệm để hỗ trợ cả nhà!
Xác định nhu cầu sử dụng
Các phần mềm tổ chức sự kiện online phổ biến hiện nay
Nếu sử dụng cho nhóm nhỏ dưới 5 người thì có thể sử dụng gọi Zalo nhóm, Telegram ….
Các nhóm lớn hơn, nếu sử dụng sẽ bị chập chờn và không bảo mật. Các phần mềm sử dụng cho sự kiện nhóm trên 5 người:
| Tiêu chí | Zoom | Webex | Microsoft team | Google meet |
| Số người tham gia | Dưới 100: Miễn phí Trên 100: Mất phí | Dưới 100: Miễn phí Trên 100: Mất phí | Không giới hạn | Dưới 100 người: miễn phí 100 – 250: trả phí (cao) |
| Sử dụng | Cực dễ | Khó sử dụng | Khó sử dụng | Dễ sử dụng |
| Thời gian tổ chức | Miễn phí: Dưới 40 phút Mất phí: 30h | Miễn phí: Dưới 40 phút Mất phí: 30h | Không giới hạn | Miễn phí dưới 60 phút Mất phí: 24h |
| Chia sẻ màn hình | Màn hình Bảng trắng Qua điện thoại | Màn hình Bảng trắng | Màn hình Bảng trắng | Màn hình Bảng trắng |
| Quản lý người tham gia | Mute Waiting room | Mute Waiting room | Mute | Mute |
| Chia nhóm thảo luận | Có | Không | Không | Không |
| Lên lịch & thư mời | Outlook Calendar | Outlook | Outlook Calendar (Mất phí) | Calendar |
| Nền tảng hỗ trợ | Windows IOS Android MaclOS | Windows IOS Android MaclOS | Windows IOS Android MaclOS | Windows IOS Android MaclOS |
Sử dụng phần mềm Zoom tổ chức sự kiện online
Lý do sử dụng Zoom
Có rất nhiều phần mềm nhưng Trang Anh đã sử dụng và kiến nghị cả nhà dùng Zoom. Vì:
- Phổ biến, dễ dùng, dễ cài hơn so với các phần mềm còn lại.
- Tương thích với các loại máy: điện thoại, Ipad, máy tính ….
- Chi phí hợp lý.
- Tính bảo mật tương đối ổn.
Các gói của Zoom
| Tiêu chí | Zoom Basic | Zoom Pro | Zoom Business | Zoom Enterprise |
| Số lượng người tham dự | 100 | 100 | 300 | 500 hoặc gói mở rộng 1,000 người |
| Chi phí | Miễn phí | Mất phí | Mất phí | Mất phí |
| Thời gian họp nhóm | 40 phút | 30 giờ | 30 giờ | 30 giờ |
| Ghi lại cuộc họp | Ghi lại và lưu trữ cục bộ (lưu trên máy tính) | Lưu trữ cục bộ & 1 GB trên Cloud cho mỗi tài khoản được cấp phép. Ghi trên Cloud thì bản ghi cực nét và có cả file tiếng, hình, chat. | Lưu trữ cục bộ & 1 GB trên Cloud cho mỗi tài khoản được cấp phép. Ghi trên Cloud thì bản ghi cực nét và có cả file tiếng, hình, chat. | Lưu trữ cục bộ & không giới hạn trên Cloud. Ghi trên Cloud thì bản ghi cực nét và có cả file tiếng, hình, chat. |
| Chia sẻ màn hình | x | x | x | x |
| Hình nền ảo | x | x | x | x |
| Chia sẻ nhiều nội dung | x | x | x | x |
| Phòng chờ | x | x | x | x |
| Thăm dò ý kiến | x | x | x | |
| Đồng chủ trì và người chủ trì thay thế | x | x | x | |
| Livestream: Facebook, Youtobe | x | x | x | |
| Báo cáo | x | x | x | |
| Quản lý người dùng | x | x | x |
Lưu ý khi chọn gói Zoom phù hợp cho tổ chức sự kiện
Quy mô về số lượng người tham gia, thời gian tổ chức sẽ quyết định gói Zoom mà bạn nên sử dụng.
Thường các gói Zoom, nếu 300 người tham gia thì bạn phải dùng gói trên 300 người; trên 500 người phải sử dụng gói 1000 người. Vì gọi video rất tốn băng thông dung lượng. Nếu nhiều người vào thì mạng sẽ bị lag.
Tổ chức sự kiện Online qua Zoom thế nào?
Các bước thực hiện
Xác định, mua gói Zoom sử dụng
Sau khi xác định được gói Zoom cần sử dụng, bạn hãy mua và kích hoạt gói Zoom trước. Để tìm hiểu tính năng và sử dụng cho thành thạo trước.
Lên kịch bản tổ chức
Dù tổ chức online hay offline, các sự kiện đều phải có kịch bản. Kịch bản khi tổ chức sự kiện online mình đánh giá không khác so với khi tổ chức sự kiện offline.
Kịch bản mẫu cho các bạn tham khảo khi xây dựng
| STT | GIỜ | NỘI DUNG | NGƯỜI PHÁT BIỂU | GHI CHÚ |
| 1 | 8h -> 8h30 | Các nhân sự vào Zoom, điểm danh. | Phân quyền cho các nhân sự phát biểu/nhận giải hoặc điều phối cuộc họp. | Phải gửi backgroud để mọi người thay trước đó. Nếu muốn thay backgroud thì phải dùng máy tính mới dùng được. Chuẩn bị nhạc nhẹ, ảnh, video cho sẵn vào slide để trình chiếu. |
| 2 | 8h30 – 8h45 | Bắt đầu chương trình Phát biểu về lý do tổ chức chương trình và giới thiệu khách mời | MC dẫn chương trình; nhân sự phụ trách kỹ thuật chiếu slide về sự kiện. | Tắt mic của tất cả nhân sự. Chọn chế độ mọi người không được tự ý bật mic, trừ người được phân quyền. |
| 3 | 8h45-> 9h20 | Nội dung buổi sự kiện. Phải viết rõ kịch bản ai làm gì, phát biểu gì, thời gian bao lâu. | MC dẫn chương trình; nhân sự phụ trách kỹ thuật chiếu slide về sự kiện; nhân sự phát biểu hoặc nhận giải… | Kỹ thuật chụp lại những bức hình mong muốn và lưu giữ lại. |
| 4 | 9h25-9h30 | MC kết thúc chương trình | Có thể mở 1 chút nhạc nhẹ |
MC – Nhân tố quyết định thành công của việc tổ chức sự kiện online
Tổ chức offline MC quan trọng 1 thì tổ chức online MC quan trọng gấp 5 lần. Trang Anh nhấn mạnh như thế để cả nhà hiểu được tầm quan trọng của MC. Vì khi xảy ra trục trặc về thao tác kỹ thuật, MC chính là người điều phối và tạo ấn tượng cho người nghe.
Hướng dẫn các chức năng cơ bản khi sử dụng Zoom
Thay ảnh/chọn ảnh avata hoặc thay nền ảo khi bật video trên Zoom
B1: Chọn settings
Thay ảnh/chọn ảnh avata:
B2: Chọn Profile => Edit my profile => Chọn ảnh muốn thay.
Thay nền khi bật camera:
B2: Chọn Background & Filters => chọn nền mong muốn.
Ghi âm/ghi hình cuộc họp
B1: Chọn Record.
B2: Chọn chế độ ghi lại mong muốn. Lưu trên Cloud sẽ nét hơn nhưng phải tải về.
- On this computer: Lưu trên máy tính.
- To the Cloud: Ghi trên lưu trữ. Sẽ có email gửi sau khi bản ghi hoàn tất.
- Chọn Record on this Computer.
Chia sẻ màn hình trên Zoom qua máy tính (Điện thoại tương tự)
B1: Mở file màn hình muốn chia sẻ.
B2: Vào Zoom.Tại giao diện của cuộc trò chuyện trên Zoom, chọn Share Screen để chia sẻ màn hình.
B3: Chọn tab màn hình đang mở mà bạn muốn chia sẻ và chọn Share.
Chọn màn hình muốn chia sẻ và chọn Share
B4: Lúc này, những người tham gia trò chuyện đều có thể nhìn thấy màn hình máy tính và mọi thao tác bạn làm trên màn hình đó.
- Muốn chia sẻ màn hình khác, hãy chọn New Share
- Chọn Pause Share để tạm dừng chia sẻ màn hình.
- Để tắt chia sẻ màn hình, hãy chọn Stop Share.
- Khoá không cho người khác vẽ trên màn hình mình chia sẻ: Chọn Disable Annotation for Others.
Tắt tiếng của tất cả mọi người – Không ai được phép tự ý bật mic nếu không được người chủ trì đồng ý
Trường hợp bạn chủ trì cuộc họp và không muốn người khác bật mic khi bạn chưa cho phép, hãy chọn chế độ không cho người khác tự bật mic:
B1: Chọn Người tham gia.
B2: Chọn “Tắt tiếng tất cả”. Đồng ý.
Muốn ai bật mic bạn có thể yêu cầu họ bật mic. Hoặc cho phép toàn bộ người dùng bật mic bằng cách:
Hy vọng các thông tin của bài viết đã giúp ích các bạn khi tổ chức sự kiện online qua Zoom. Chúc bạn thành công!
Trang Anh
