You are currently viewing Tổ chức sự kiện online qua Zoom từ A – Z

Tổ chức sự kiện online qua Zoom từ A – Z

Trong bối cảnh dịch Covid 19 chưa biết tới bao giờ, các hoạt động online đang được đẩy mạnh hơn bao giờ hết. Cá nhân Trang Anh, tổ chức các sự kiện online qua Zoom mình đã làm từ tháng 5/2021. Vì chưa biết dịch sẽ tới bao giờ. Từ đó đến nay, mình vẫn thực hiện đều đặn 2 buổi đào tạo định kỳ/tuần; các sự kiện đào tạo dự án; phỏng vấn online. Mới đây nhất, sự kiện sinh nhật; vinh danh mình cũng đã tổ chức online qua Zoom. Bỏ túi 1 chút kinh nghiệm kha khá về phần này. Nay có nhiều bạn hỏi về việc tổ chức sự kiện online qua Zoom, Trang Anh xin chia sẻ 1 chút kinh nghiệm để hỗ trợ cả nhà!

Xác định nhu cầu sử dụng

Các phần mềm tổ chức sự kiện online phổ biến hiện nay

Nếu sử dụng cho nhóm nhỏ dưới 5 người thì có thể sử dụng gọi Zalo nhóm, Telegram ….

Các nhóm lớn hơn, nếu sử dụng sẽ bị chập chờn và không bảo mật. Các phần mềm sử dụng cho sự kiện nhóm trên 5 người:

Tiêu chíZoomWebexMicrosoft teamGoogle meet
Số người tham giaDưới 100: Miễn phí
Trên 100: Mất phí
Dưới 100: Miễn phí
Trên 100: Mất phí
Không giới hạnDưới 100 người: miễn phí
100 – 250: trả phí (cao)
Sử dụngCực dễKhó sử dụngKhó sử dụngDễ sử dụng
Thời gian tổ chứcMiễn phí: Dưới 40 phút
Mất phí: 30h
Miễn phí: Dưới 40 phút
Mất phí: 30h
Không giới hạnMiễn phí dưới 60 phút
Mất phí: 24h
Chia sẻ màn hìnhMàn hình
Bảng trắng
Qua điện thoại
Màn hình
Bảng trắng
Màn hình
Bảng trắng
Màn hình
Bảng trắng
Quản lý người tham giaMute
Waiting room
Mute
Waiting room
MuteMute
Chia nhóm thảo luậnKhôngKhôngKhông
Lên lịch & thư mờiOutlook
Calendar
OutlookOutlook
Calendar
(Mất phí)
Calendar
Nền tảng hỗ trợWindows
IOS
Android
MaclOS
Windows
IOS
Android
MaclOS
Windows
IOS
Android
MaclOS
Windows
IOS
Android
MaclOS
So sánh các nền tảng tổ chức sự kiện online phổ biến

Sử dụng phần mềm Zoom tổ chức sự kiện online

Lý do sử dụng Zoom

Có rất nhiều phần mềm nhưng Trang Anh đã sử dụng và kiến nghị cả nhà dùng Zoom. Vì:

  • Phổ biến, dễ dùng, dễ cài hơn so với các phần mềm còn lại.
  • Tương thích với các loại máy: điện thoại, Ipad, máy tính ….
  • Chi phí hợp lý.
  • Tính bảo mật tương đối ổn.

Các gói của Zoom

Tiêu chíZoom BasicZoom ProZoom BusinessZoom Enterprise
Số lượng người tham dự100100300500 hoặc gói mở rộng 1,000 người
Chi phíMiễn phíMất phíMất phíMất phí
Thời gian họp nhóm40 phút30 giờ30 giờ30 giờ
Ghi lại cuộc họpGhi lại và lưu trữ cục bộ (lưu trên máy tính)Lưu trữ cục bộ & 1 GB trên Cloud cho mỗi tài khoản được cấp phép.
Ghi trên Cloud thì bản ghi cực nét và có cả file tiếng, hình, chat.
Lưu trữ cục bộ & 1 GB trên Cloud cho mỗi tài khoản được cấp phép.
Ghi trên Cloud thì bản ghi cực nét và có cả file tiếng, hình, chat.
Lưu trữ cục bộ & không giới hạn trên Cloud.
Ghi trên Cloud thì bản ghi cực nét và có cả file tiếng, hình, chat.
Chia sẻ màn hìnhxxxx
Hình nền ảoxxxx
Chia sẻ nhiều nội dungxxxx
Phòng chờxxxx
Thăm dò ý kiến xxx
Đồng chủ trì và người chủ trì thay thế xxx
Livestream: Facebook, Youtobe xxx
Báo cáo xxx
Quản lý người dùng xxx
Các gói Zoom giá mua sẽ chia theo số lượng người tham gia

Lưu ý khi chọn gói Zoom phù hợp cho tổ chức sự kiện

Quy mô về số lượng người tham gia, thời gian tổ chức sẽ quyết định gói Zoom mà bạn nên sử dụng.

Thường các gói Zoom, nếu 300 người tham gia thì bạn phải dùng gói trên 300 người; trên 500 người phải sử dụng gói 1000 người. Vì gọi video rất tốn băng thông dung lượng. Nếu nhiều người vào thì mạng sẽ bị lag.

Tổ chức sự kiện Online qua Zoom thế nào?

Các bước thực hiện

Xác định, mua gói Zoom sử dụng

Sau khi xác định được gói Zoom cần sử dụng, bạn hãy mua và kích hoạt gói Zoom trước. Để tìm hiểu tính năng và sử dụng cho thành thạo trước.

Lên kịch bản tổ chức

Dù tổ chức online hay offline, các sự kiện đều phải có kịch bản. Kịch bản khi tổ chức sự kiện online mình đánh giá không khác so với khi tổ chức sự kiện offline.

Kịch bản mẫu cho các bạn tham khảo khi xây dựng

STTGIỜNỘI DUNGNGƯỜI PHÁT BIỂUGHI CHÚ
18h -> 8h30Các nhân sự vào Zoom, điểm danh.Phân quyền cho các nhân sự phát biểu/nhận giải hoặc điều phối cuộc họp.Phải gửi backgroud để mọi người thay trước đó. Nếu muốn thay backgroud thì phải dùng máy tính mới dùng được.
Chuẩn bị nhạc nhẹ, ảnh, video cho sẵn vào slide để trình chiếu.
28h30  – 8h45Bắt đầu chương trình
Phát biểu về lý do tổ chức chương trình và giới thiệu khách mời
MC dẫn chương trình; nhân sự phụ trách kỹ thuật chiếu slide về sự kiện.Tắt mic của tất cả nhân sự. Chọn chế độ mọi người không được tự ý bật mic, trừ người được phân quyền.
38h45-> 9h20Nội dung buổi sự kiện.
Phải viết rõ kịch bản ai làm gì, phát biểu gì, thời gian bao lâu.
MC dẫn chương trình;  nhân sự phụ trách kỹ thuật chiếu slide về sự kiện; nhân sự phát biểu hoặc nhận giải… Kỹ thuật chụp lại những bức hình mong muốn và lưu giữ lại.
49h25-9h30MC kết thúc chương trình Có thể mở 1 chút nhạc nhẹ 
KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN MẪU

MC – Nhân tố quyết định thành công của việc tổ chức sự kiện online

Tổ chức offline MC quan trọng 1 thì tổ chức online MC quan trọng gấp 5 lần. Trang Anh nhấn mạnh như thế để cả nhà hiểu được tầm quan trọng của MC. Vì khi xảy ra trục trặc về thao tác kỹ thuật, MC chính là người điều phối và tạo ấn tượng cho người nghe.

Hướng dẫn các chức năng cơ bản khi sử dụng Zoom

Thay ảnh/chọn ảnh avata hoặc thay nền ảo khi bật video trên Zoom

B1: Chọn settings

Thay ảnh/chọn ảnh avata:

B2: Chọn Profile => Edit my profile => Chọn ảnh muốn thay.

Thay nền khi bật camera:

B2: Chọn Background & Filters => chọn nền mong muốn.

Ghi âm/ghi hình cuộc họp

B1: Chọn Record.

B2: Chọn chế độ ghi lại mong muốn. Lưu trên Cloud sẽ nét hơn nhưng phải tải về.

  • On this computer: Lưu trên máy tính.
  • To the Cloud: Ghi trên lưu trữ. Sẽ có email gửi sau khi bản ghi hoàn tất.
  • Chọn Record on this Computer.

Chia sẻ màn hình trên Zoom qua máy tính (Điện thoại tương tự)

B1: Mở file màn hình muốn chia sẻ.

B2: Vào Zoom.Tại giao diện của cuộc trò chuyện trên Zoom, chọn Share Screen để chia sẻ màn hình.

B3: Chọn tab màn hình đang mở mà bạn muốn chia sẻ và chọn Share.

Chọn màn hình muốn chia sẻ và chọn Share

B4: Lúc này, những người tham gia trò chuyện đều có thể nhìn thấy màn hình máy tính và mọi thao tác bạn làm trên màn hình đó.

  • Muốn chia sẻ màn hình khác, hãy chọn New Share 
  • Chọn Pause Share  để tạm dừng chia sẻ màn hình.
  • Để tắt chia sẻ màn hình, hãy chọn Stop Share.
  • Khoá không cho người khác vẽ trên màn hình mình chia sẻ: Chọn Disable Annotation for Others.

Tắt tiếng của tất cả mọi người – Không ai được phép tự ý bật mic nếu không được người chủ trì đồng ý

Trường hợp bạn chủ trì cuộc họp và không muốn người khác bật mic khi bạn chưa cho phép, hãy chọn chế độ không cho người khác tự bật mic:

B1: Chọn Người tham gia.

B2: Chọn “Tắt tiếng tất cả”. Đồng ý.

Khi đó, chỉ người chủ trì và đồng chủ trì mới có thể bật mic.

Muốn ai bật mic bạn có thể yêu cầu họ bật mic. Hoặc cho phép toàn bộ người dùng bật mic bằng cách:

Hy vọng các thông tin của bài viết đã giúp ích các bạn khi tổ chức sự kiện online qua Zoom. Chúc bạn thành công!

Trang Anh