Làm sao để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công ty và có tinh thần làm việc tốt? Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ là công cụ giúp nhân sự hội nhập, gắn kết doanh nghiệp và nhân viên mới. Cùng tìm hiểu xem xây dựng quy trình này như thế nào trong bài viết dưới đây.
Nội dung
Quy trình đào tạo nhân viên mới là gì?
Quy trình đào tạo nhân viên mới là toàn bộ các bước, công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện nhằm giúp nhân sự mới hiểu và nắm bắt được về doanh nghiệp và công việc nhanh nhất và đúng nhất.
Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo nhân viên mới
- Giảm bớt chi phí đào tạo. Một định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc ở công ty mới. Và làm việc hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cũng sẽ bớt được thời gian và chi phí đào tạo một cách đáng kể.
- Giảm căng thẳng cho nhân sự mới. Một định hướng công việc rõ ràng sẽ giúp người mới bớt lo sợ và giảm áp lực. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn để làm việc và tiếp thu tốt hơn các định hướng công việc.
- Tối ưu doanh số. Nhân viên sẽ làm việc năng suất hơn khi cảm thấy vị trí công việc phù hợp với năng lực của mình. Doanh nghiệp cần phải có định hướng công việc đúng đắn và cung cấp công cụ làm việc đầy đủ; để giúp nhân sự mới hoàn thành tốt công việc, giúp team gia tăng doanh số.
- Giúp quản lý thời gian hiệu quả. Khi công ty định hướng tốt ngay từ đầu; thì người quản lý sẽ không mất nhiều thời gian để đào tạo nhân sự mới.
- Giúp giữ chân nhân viên mới. Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có ấn tượng tốt với nhân viên; giúp họ tin tưởng và ở lại cống hiến hết mình.
Những lưu ý khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới
- Nhân viên mới cần biết những gì về môi trường làm việc mới để giúp họ cảm thấy thoải mái hơn trong ngày đầu nhận việc.
- Nhân viên mới cần biết những gì liên quan đến môi trường làm việc tại doanh nghiệp để giúp họ thoải mái ngay trong ngày đầu làm việc?
- Doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng đầu tiên như thế nào cho nhân sự mới để tác động tới họ?
- Các quy định, chính sách gì cần phổ biến để nhân viên mới ghi nhớ và không phạm lỗi?
- Cần phải cung cấp những dụng cụ hay thiết bị nào cho nhân viên mới để họ cảm thấy an toàn và thoải mái?
- Doanh nghiệp mang đến những trải nghiệm tích cực nào cho nhân sự trong ngày đầu đi làm?
- Người hướng dẫn/quản lý có thể hướng dẫn cho họ ngay từ ngày đầu hay không? Họ đảm nhiệm trọng trách truyền đạt, đào tạo thông điệp tốt nhất cho nhân viên mới tốt không? Và người hướng dẫn có thể tạo nên cầu nối gắn kết giữa các nhân viên như thế nào?
Quy trình đào tạo nhân viên mới
Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ được thực hiện theo một quy trình cụ thể, gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị không gian làm việc cho nhân viên mới
Với phòng nhân sự:
Sau khi lựa chọn được những ứng viên tiềm năng; người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp cần gửi mail đến các phòng ban. Để các phòng ban liên quan nắm được kế hoạch khi nào nhân sự mới đi làm. Từ đó họ chuẩn bị kịp thời các chỗ làm việc, trang thiết bị liên quan.
Để nhân sự mới có thể hoà nhập nhanh, phòng nhân sự có thể tổ chức lễ gia nhập cho nhân sự mới. Quá trình này được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:
- Tổ chức một buổi chào đón chung cho tất cả nhân sự mới; để họ có cơ hội làm quen giữa nhân sự cũ và mới với nhau.
- Sắp xếp nhân sự chào đón và hướng dẫn ngay từ đầu để người mới không thấy bỡ ngỡ.
- Hướng dẫn vị trí làm việc và các phòng ban chức năng để nhân sự mới nhanh chóng làm quen với môi trường.
- Phát triển văn hóa doanh nghiệp bằng sự thân thiện và nhiệt tình.
>> Tìm hiểu thêm về quy trình hội nhập nhân viên mới.
Với các phòng bạn tiếp nhận nhân sự mới:
Chuẩn bị chỗ ngồi và chương trình đào tạo gửi cho nhân viên mới.
Bước 2: Xây dựng chương trình đào tạo nhân viên mới
Khi tiếp nhận nhân sư mới xong, cần xây dựng chương trình và gửi cho nhân viên mới. Để họ biết được mình cần đạt các chỉ tiêu gì.
Bước 3: Tổ chức chương trình đào tạo nhân viên mới
Đào tạo hội nhập
Nội dung đào tạo
Quy trình đào tạo nhân viên mới trong bước này, bộ phận nhân sự cần cung cấp cho nhân viên mới những thông tin như:
- Lịch sử thành lập và tổng quan về hoạt động của công ty.
- Mục tiêu hoạt động, bộ máy tổ chức, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên công ty.
- Quy trình làm việc tại công ty: mô hình và thực tiễn áp dụng tại công ty, giờ giấc làm việc.
- Hệ thống thông tin liên hệ trong công ty.
- Các tài liệu này có thể chuẩn bị trước bằng cách in các bộ brochure giới thiệu về công ty. Và để gửi đến từng nhân viên mới để họ tìm kiếm những thông tin cần thiết.
Mục đích để nhân viên mới nắm bắt được những thông tin quan trọng; cũng để bắt tay vào công việc trong những ngày đầu tiên một cách dễ dàng.
Đánh giá chương trình đào tạo hội nhập
Đào tạo nhân viên mới hiệu quả khi NLĐ có sự thay đổi trước và sau khoá học. Từ đó, xác định chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không.
Trong đánh giá có thể đi vào các vấn đề cụ thể như sau:
– Phản ứng của người học (các học viên có cảm thấy đào tạo là bổ ích hay không?
– Kết quả học tập (người học học được gì?)
– Áp dụng kết quả học tập (người học có thay đổi hành vi và cách làm của họ trong công việc hay không?).
– Những hành vi đã thay đổi đó ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức. (kết quả đem lại từ đào tạo?).
– Các học viên có cảm giác tốt đẹp hơn về tổ chức hay công việc đó không ?(thái độ)
– Nhu cầu học tập của người học trong tương lai ( Xác nhận nhu cầu)
Đào tạo kiến thức chuyên môn
Tùy vị trí làm việc khác nhau mà nhân viên mới sẽ được đào tạo các kỹ năng chuyên môn khác nhau. Bước này là bước quan trọng nhất trong quy trình đào tạo nhân viên mới. Việc này sẽ giúp họ làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, gia tăng sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận khác; và đạt được kết quả tốt nhất trong kinh doanh.
Dưới đây là một số kiến thức cần phải cung cấp cho nhân viên mới trong quá trình đào tạo:
- Tổng quan về thị trường, ngành nghề, dịch vụ và sản phẩm trong lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Những kiến thức cơ bản về vị trí làm việc của nhân viên mới.
- Nội dung của công việc và những đặc trưng riêng của từng vị trí.
- Những kiến thức nâng cao cần phải có hoặc được đào tạo tại doanh nghiệp.
- Một số kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp, thuyết phục khách hàng, kỹ năng làm việc nhóm,…
Bước 3: Đánh giá chương trình đào tạo nhân viên mới
Sau khi đã kết thúc quá trình đào tạo, nhà quản lý cần phải có một buổi trao đổi với nhân viên mới. Đồng thời, lắng nghe những suy nghĩ, tiếp thu các ý kiến đóng góp để đánh giá khả năng tiếp nhận của họ như thế nào.
Ngoài ra, việc đánh giá này cũng sẽ giúp cho công ty có được cái nhìn tổng quát nhất về năng lực của người mới. Từ đó sẽ xây dựng hướng đi, hướng phát triển về nghề nghiệp dựa trên những yêu cầu, nguyện vọng của nhân viên. Hơn nữa, công việc này cũng giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn quy trình đào tạo nhân viên mới của mình.
Các lưu ý trong triển khai
Để đạt được hiệu quả cao nhất khi thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới thì doanh nghiệp cần phải nắm được một số lưu ý và trả lời được những câu hỏi như sau:
- Nhân viên mới cần biết những gì liên quan đến môi trường làm việc tại doanh nghiệp để giúp họ thoải mái ngay trong ngày đầu làm việc?
- Doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng đầu tiên như thế nào cho nhân viên mới để tác động tới họ?
- Các quy định, chính sách gì cần phổ biến để nhân viên mới ghi nhớ và không phạm lỗi?
- Cần phải cung cấp những dụng cụ hay thiết bị nào cho nhân viên mới để họ cảm thấy an toàn và thoải mái?
- Doanh nghiệp mang đến những trải nghiệm tích cực nào cho nhân sự trong ngày đầu đi làm?
- Người hướng dẫn/quản lý có thể hướng dẫn cho họ ngay từ ngày đầu hay không? Họ đảm nhiệm trọng trách truyền đạt thông điệp tốt nhất cho nhân sự mới tốt không? Và người hướng dẫn có thể tạo nên cầu nối gắn kết giữa các nhân viên như thế nào?
Quy trình đào tạo nhân viên mới có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần phải dựa trên các tiêu chí khác nhau cũng như đảm bảo được các yêu cầu cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất. Hy vọng những thông tin từ bài viết trên đây đã giúp bạn bỏ túi những kiến thức hữu ích về vấn đề này.
Trang Anh
