Công tác tổ chức đào tạo có cơ số các công việc nhỏ ở bên trong. Nếu không rà soát và có danh mục cẩn thận, sẽ bị sót việc. Checklist tổ chức đào tạosẽ giúp người phụ trách hạn chế sai sót trong tầm kiểm soát. Cùng tham khảo checklist tiêu chuẩn cần thiết cho tất cả các buổi đào tạo nhé!
Nội dung
Checklist đào tạo là gì?
Checklist đào tạo là danh sách mọi việc cụ thể cần thực hiện khi tổ chức đào tạo. Nhằm hướng tới mục tiêu đã đề ra, quan trọng nhất là đảm bảo không bị thiếu sót bất cứ công việc nào dù là nhỏ nhất. Checklist đảm bảo cho việc thực hiện các công việc đúng và hơn nữa là tốt.
Như vậy, hiểu nhanh đó là bản danh sách các công việ cần chuẩn bị khi tổ chức đào tạo.
Tại sao phải xây dựng checklist khi tổ chức đào tạo?
Đối với nhân viên đào tạo
Sắp xếp công việc nhanh chóng, khoa học
Nhờ có mẫu checklist công việc hằng ngày; quy trình làm việc được vạch sẵn nên người thực hiện công việc không bị bối rối, lúng túng. Tiết kiệm được thời gian và thực hiện theo từng danh mục cụ thể được đề ra. Bên cạnh đó, khi nhìn vào checklist công việc đã rõ ràng chi tiết; thì người thực hiện sẽ tự chủ động và điều chỉnh thời gian để hoàn thành các công theo đúng yêu cầu một cách nhanh nhất.
Đạt hiệu quả cao
Nhờ có bảng checklist công việc nên mỗi người thực hiện luôn luôn mong muốn mình sẽ đáp ứng các công việc một cách nhanh nhất; và không bỏ sót bất kỳ một công việc nào. Từ đó sẽ đem lại hiệu quả rất cao cho những việc làm đã đề ra.
Làm việc chuyên nghiệp
Các công việc đã được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dù làm việc; hay quản lý nhiều người cũng có thể kiểm soát được khối lượng công việc,thời gian. Mỗi người sẽ tự biết được công việc mà mình làm để tự phân chia một cách hợp lý. Qua đó nâng cao chất lượng làm việc một cách chuyên nghiệp và khoa học hơn.
Nắm bắt được tiến trình công việc
Thông qua bảng checklist công việc, bạn có thể nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc một cách chi tiết nhất. Biết được các công việc đã được đã hoàn thành đúng tiêu chuẩn như đã đặt ra trước đó.
Đối với lãnh đạo quản lý
Checklist giúp người quản lý hình dung tổng thể được tất cả những việc có tác động đến kết quả. Từ đó định hướng phân công nhân sự phù hợp với từng nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu chung. Nếu có sai sót, người quản lý dễ dàng phát hiện vị trí xảy ra sai sót để khắc phục; cũng như có thêm cơ sở để đánh giá năng lực của nhân sự. Đây như là công cụ hỗ trợ và phòng ngừa rủi ro từ những hệ thống quản lý.
Như vậy, checklist giúp cho mọi hoạt động diễn ra thuận lợi; đảm bảo đầy đủ các tiêu chí đã đặt ra để hoàn thành mục tiêu chung sau cùng. Với các lợi ích của checklist, các cá nhân, doanh nghiệp sẽ sở hữu một quy trình làm việc chuyên nghiệp để công việc được hoạt động tốt nhất, hiệu quả nhất. Ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực như hiện nay thì việc checklist được sử dụng phổ biến. Các doanh nghiệp đều cho rằng việc sử dụng checklist là một công việc cần thiết, nên sử dụng hằng ngày để theo dõi các bộ phận và nhân viên để đảm bảo mọi công việc được hoàn thành tốt, và quản lý công việc khoa học chuyên nghiệp hơn.
Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm to lớn trên, checklist cũng tồn tại một số mặt hạn chế nhất định. Sự phụ thuộc quá mức vào checklist sẽ khiến mỗi người ỷ lại, thụ động, cản trợ hiệu suất công việc. Bên cạnh đó checklist cũng không thể kiểm soát các trường hợp khẩn cấp trong công việc. Do đó mỗi người nên tự chủ động và linh hoạt với chính bản thân.
Cách xây dựng
Xác định hình thức đào tạo
Hình thức đào tạo quyết định về các công việc bạn cần thực hiện. Hãy xây dựng checklist theo 2 hình thức đào tạo: nội bộ và thuê ngoài để tiện theo dõi và thực hiện.
Liệt kê các đầu mục công việc cần thực hiện
Đương nhiên rồi, checklist là liệt kê và theo dõi tiến trình thực hiện các đầu mục công việc mà. Khi liệt kê, bạn lưu ý chia theo tiến độ đào tạo: Trước, trong và sau đào tạo. Đồng thời, nhớ phải có timeline và người tác nghiệp để tránh sót.
Mẫu checklist đào tạo
Chương trình đào tạo nội bộ
Chương trình đào tạo thuê ngoài
Thông qua bài viết trên, mong rằng bạn đã tự xây dựng được cho mình checklist khi tổ chức đào tạo.
Trang Anh
