Sổ tay nhân viên đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp tại Việt Nam. Nó như cuốn sách luật thu nhỏ của doanh nghiệp. Vậy khi xây dựng sổ tay nhân viên cần chú ý những nội dung gì? Mẫu sổ tay tại một vài doanh nghiệp hiện nay? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây!
Nội dung
Sổ tay nhân viên là gì?
Khái niệm
Sổ tay nhân viên là tập hợp các thông tin cơ bản về doanh nghiệp mà NLĐ cần biết. Các thông tin đó bao gồm: thông tin về doanh nghiệp; chính sách, quy định về các chế độ đối với người lao động; nội quy về khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên trong công ty; các hướng dẫn về việc thực hiện các chính sách, thủ tục của công ty.
Lợi ích của việc thực hiện sổ tay doanh nghiệp
- Giúp nhân viên nhận thức rõ về các giá trị, tầm nhìn, định hướng phát triển của doanh nghiệp. Khi NLĐ hiểu điều này, họ sẽ biết họ đóng góp vào sự phát triển chung của công ty thế nào; có động lực và tràn đầy năng lượng trong mọi công việc, nhiệm vụ được giao.
- Thông tin về chính sách và chế độ khen thưởng, kỷ luật công khai, minh bạch; giúp NLĐ nắm rõ thông tin về các chính sách và lợi ích của họ khi làm việc trong công ty. NLĐ hiểu được họ cần phải làm gì, những nguyên tắc, quy định phải tuân thủ khi làm việc tại doanh nghiệp. Và yên tâm làm việc tại công ty.
- Giảm tải việc phải trả lời thường xuyên về các chính sách của công ty cho NLĐ.
- Đảm bảo nội dung truyền tải tới toàn bộ nhân viên được nhanh, đồng nhất và chính xác. Tránh tam sao, thất bản.
- Những thông tin dễ dàng được tìm kiếm và tiện lợi khi NLĐ cần tìm.
Hình thức sổ tay nhân viên
Không có một quy định hay định dạng tiêu chuẩn nào khi viết sổ tay nhân viên. Tuỳ theo tính chất và văn hoá của công ty; mỗi doanh nghiệp sẽ tự định hình cho mình một cách riêng khi thực hiện sổ tay nhân viên.
Quyển sổ tay nhân viên có thể được trình bày một cách trang trọng hoặc vui tươi; phong cách hiện đại hay truyền thống; thể hiện nhiều bằng hình ảnh hay chữ viết hoàn toàn phụ thuộc vào sự lựa chọn của doanh nghiệp. Mục tiêu là truyền đạt được những giá trị của doanh nghiệp và thông tin mà NLĐ cần nắm rõ khi làm việc tại công ty.
Bạn có thể lựa chọn cách tạo ra một quyển sổ tay nhân viên là in thành cuốn. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ số hiện nay, có thể kết hợp để online. Điều này giúp cho NLĐ có thể tìm kiếm và truy cập nhanh chóng thông qua mạng Internet.
Các thông tin cần đưa vào sổ tay nhân viên
Các thông tin quy định chung của công ty
Sổ tay nhân viên cần xây dựng với những chuyên mục riêng có nội dung thích hợp. Để nhân viên có thể nắm bắt và tìm kiếm được nhanh chóng các thông tin liên quan khi cần tra cứu. Sau đây là các chuyên mục và thông tin cần có trong mỗi chuyên mục của sổ tay nhân viên.
Quy định chung
Phần này bạn nên giới thiệu sơ lược về mục đính ban hành, phạm vi áp dụng của sổ tay. Cùng với những từ ngữ được viết tắt nếu có trong nội dung của sổ tay này.
Giới thiệu chung về công ty
Nên bắt đầu sổ tay nhân viên với những thông tin giới thiệu về công ty.
Các thông tin như:
- Quá trình hình thành và phát triển.
- Thông tin địa chỉ.
- Tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu hoạt động, các giá trị cốt lõi và những thành tựu tiêu biểu đã đạt được của công ty.
Các thông tin giới thiệu chung sẽ giúp nhân viên nhận thức được giá trị cốt lõi của công ty. Để có thể đồng hành và phát triển trong mọi công việc, hoạt động của công ty.
Các quy trình, chính sách, chế độ áp dụng trong công ty
Đây là nội dung thiết yếu giúp NLĐ hiểu đúng các quy trình, chính sách, chế độ được quy định. Với sự rõ ràng và thống nhất về mọi thông tin sẽ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện đúng các quy định về chính sách cũng như hiểu rõ về những chế độ mà mình được hưởng khi làm việc tại doanh nghiệp.
Những quy trình, chính sách, chế độ có thể đưa vào nội dung của sổ tay nhân viên:
- Các chính sách: tuyển dụng (quy định tuyển dụng, thử việc); đào tạo và phát triển nhân sự; đề bạt, khen thưởng đối với nhân viên.
- Chính sách kỷ luật đối với các hành vi vi phạm quy định chung của công ty (nêu rõ các hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với các mức độ vi phạm của nhân viên)
- Lương, phụ cấp (bao gồm cách tính lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ, thời gian chi trả lương hàng tháng).
- Bảo hiểm và phí công đoàn theo quy định của pháp luật lao động.
- Chế độ phúc lợi dành cho nhân viên (khám sức khoẻ định kỳ; nghỉ mát, du lịch, teambuilding hàng năm, thưởng lễ, tết, cá nhân…).
- Quy định về xử lý khiếu nại (các cấp quản lý sẽ giải quyết tương ứng với từng nội dung khiếu nại của nhân viên liên quan đến công việc hay vấn đề cá nhân).
Bạn cần lưu ý thể hiện rõ ràng và thống nhất về các quy trình, chính sách chế độ của công ty. Để NLĐ dễ dàng tiếp thu, tuân thủ và tránh những tình huống phát sinh tranh chấp; do không nắm được những quy định rõ trong các chính sách ban hành trong công ty.
Quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi
Bên cạnh chuyên mục quy trình, chính sách, chế độ; chuyên mục quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi cũng không kém phần quan trọng. Phần này sẽ giúp nhân viên thực hiện đúng thời gian làm việc quy định. Cũng như biết rõ về các chính sách giải quyết ngày phép và nghỉ phép, các ngày nghĩ lễ trong năm mà mình sẽ được hưởng theo đúng quy định của pháp luật lao động.
Nội quy chung của công ty
Bất cứ doanh nghiệp nào khi đi vào hoạt động cũng cần xây dựng cho riêng mình một bản nội quy chung áp dụng trong công ty. Để thể hiện tính chuyên nghiệp, sự quy củ trong mọi hoạt động và NLĐ hiểu để thực hiện.
Căn cứ vào nội quy, bộ mặt của công ty sẽ được hoàn thiện; qua tác phong trang phục, cách làm việc, xử lý vấn đề, giao tiếp với khách hàng.
Ngoài ra, nội quy chung của công ty cũng cần quy định rõ về vấn đề sử dụng tài sản, bảo mật nội dung kinh doanh của công ty; để có cơ sở xử lý kỷ luật của nhân viên khi vi phạm.
Các quy tắc ứng xử với đồng nghiệp và với khách hàng
Đây là chuyên mục góp phần thể hiện được văn hoá của doanh nghiệp và môi trường làm việc chuyên nghiệp; qua các quy định về các quy tắc ứng xử giữa đồng nghiệp khách hàng, đối tác.
Một môi trường làm việc chuyên nghiệp cần có tính cạnh tranh trong công việc dựa trên sự công bằng, nỗ lực bản thân cũng như tinh thần làm việc nhóm. Xây dựng được điều này sẽ giúp đội ngũ nhân viên có sự gắn kết, hỗ trợ. Và thực hiện hiệu quả các công việc của công ty.
Các điểm loại trừ cần đề cập trong sổ tay nhân viên
Bạn cũng nên lưu ý nêu ra được điểm loại trừ quan trọng không áp dụng đối với sổ tay nhân viên trong phần quy định chung. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh được trường hợp các nhân viên cũ sau khi bị sa thải thì quay lại kiện tụng công ty. 02 điểm loại trừ quan trọng mà bạn cần đưa ra trong sổ tay nhân viên là
- Sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng lao động ký kết giữa nhân viên và tổ chức.
- Các trường hợp nhân viên bị thải hồi chỉ sau khi có sự cân nhắc cẩn trọng từ phía công ty dựa trên các chính sách, quy định chung và tuân thủ theo đúng pháp luật lao động.
Mẫu sổ tay nhân viên
Sổ tay nhân viên của tổng cục công nghiệp quốc phòng:
Sổ tay nhân viên công ty cổ phần quốc tế EIV:
Trang Tiên
