Mẫu thư mời phỏng vấn có rất nhiều cách viết khác nhau. Bài viết chia sẻ một vài thông tin cần lưu ý khi xây dựng một thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp và một vài mẫu thư mời phỏng vấn tham khảo cho nhà tuyển dụng.
Nội dung
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là văn bản được gửi đến ứng viên sau vòng sàng lọc, sơ vấn ứng viên, trong đó có đầy đủ thông tin về buổi phỏng vấn (thời gian, địa điểm, cách thức liên hệ với nhà tuyển dụng) qua email hoặc tin nhắn hoặc hình thức chuyển tin khác.
Đây là văn bản là được nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên sau quá trình sàng lọc, sơ vấn ứng viên. Thư mời phỏng vấn là một trong những yếu tố đại diện bộ mặt của tổ chức/doanh nghiệp. Có những ứng viên quyết định tới phỏng vấn, làm do Thư mời phỏng vấn của doanh nghiệp này chuyên nghiệp, gây thiện cảm hơn so với những Thư mời phỏng vấn của các doanh nghiệp khác.
Thư mời phỏng vấn thường có nội dung và bố cục thể nào cho hợp lý luôn là chủ đề được nhiều người làm nhân sự quan tâm, nhất là với những doanh nghiệp muốn gây ấn tượng cho ứng viên. Để biết xây dựng bố cục và nội dung của thư mời phỏng vấn hợp lý, chúng ta cần tìm hiểu thế nào là một thư mời phỏng vấn đúng chuẩn? Đâu là những điêm cần lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn? Bí quyết nào giúp cho nhà tuyển dụng tạo ra các thư mời thật sự có hiệu quả. Cùng nghenhansu tìm hiểu thông tin chi tiết của thư mời phỏng vấn qua bài viết sau.
Tại sao cần phải có thư mời phỏng vấn?
Ngày nay, khi văn hóa giao tiếp giữa ứng viên và doanh nghiệp ngày càng chỉnh chu, chuyên nghiệp thì thư mời phỏng vấn là điều không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng. Nó giúp kết nối ứng viên và nhà tuyển dụng. Một thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp giúp ghi điểm và quảng cáo gián tiếp về doanh nghiệp với ứng viên bên ngoài. Có thể ứng viên không tới tham gia phỏng vấn hoặc không làm việc tại công ty ở thời điểm này, nhưng thông qua thư mời phỏng vấn, ứng viên thấy và đánh giá đây là một công ty chuyên nghiệp, từ đó họ có ấn tượng tốt và quảng cáo với bạn bè, người thân hoặc giới thiệu ứng viên cho nhà tuyển dụng.
Nên gửi qua đâu?
Thư mời phỏng vấn có rất nhiều cách thức để chuyển tới ứng viên. Tùy thuộc vào chi phí, cách thức phổ thông, đối tượng tuyển dụng, số lượng tuyển dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng để lựa chọn kênh gửi thư mời phỏng vấn cho phù hợp. Tuy nhiên, dù gửi thư mời phỏng vấn theo cách nào, vẫn phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thứ nhất, thư mời phỏng vấn phải được riêng cho từng ứng viên, tránh trường hợp gửi thư mời phỏng vấn cho hàng loạt ứng viên trong cùng một email. Đảm bảo sự bảo mật và tôn trọng ứng viên.
- Thứ hai, thư mời phỏng vấn được gửi qua kênh với chi phí tối ưu nhất.
- Thứ ba, thư mời phỏng vấn được gửi qua kênh mà ứng viên dễ dàng xem, kiểm tra, lưu trữ nhất. Tùy thuộc đối tượng doanh nghiệp đang tuyển dụng để lựa chọn kênh gửi thư mời phỏng vấn cho phù hợp.
- Thứ tư, thư mời phỏng vấn ngắn gon, dễ hiểu.
Một vài cách thức gửi thư mời phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo như: Gửi thư mời phỏng vấn qua email (nếu có email đuôi tên miền công ty của nhà tuyển dụng lại càng tuyệt vời); gửi thư mời phỏng vấn qua tin nhắn (sms) điện thoại; gửi thư mời phỏng vấn qua zalo, facebook, viber,..
Nên gửi vào thời điểm nào?
Để thư mời phỏng vấn tới đúng thông tin ứng viên và đảm bảo ứng viên nhận được, nên gửi thư mời cho ứng viên ngay sau khi sơ vấn hoặc phỏng vấn sơ bộ với ứng viên xong. Hoặc muộn nhất, nếu liên hệ với ứng viên vào buổi sáng thì gửi muộn nhất trước 12h trưa; nếu liên hệ với ứng viên vào buổi chiều, gửi muộn nhất trước 17h30. Bởi lẽ, sau khi trao đổi xong, nếu ứng viên nhận được thư mời phỏng vấn ngay, họ sẽ nhớ luôn đó là công ty gì và đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty. Đồng thời, họ có thời gian để chuẩn bị chu đáo cho buổi phỏng vấn và phản hồi thông tin cho nhà tuyển dụng. Tuyệt đối nên tránh gửi thư mời phỏng vấn sát giờ phỏng vấn.
Bố cục, nội dung của thư mời
Thư mời phỏng vấn nên có những nội dung và sắp xếp bố cục như sau:
- Lời chào, dẫn.
- Thông tin về ứng viên tham gia phỏng vấn: họ và tên, địa chỉ email, số điện thoại…
- Vị trí phỏng vấn.
- Thời gian, địa điểm phỏng vấn.
- Cách thức tham gia phỏng vấn, cách thức liên hệ khi ứng viên tới phỏng vấn.
- Thông tin về doanh nghiệp để ứng viên có thể tìm hiểu thêm: website, fanpage…
- Thông tin xác nhận về việc nhận email và phản hồi email về việc tới tham gia phỏng vấn hoặc không.
- Chữ ký email.
Một vài mẫu tham khảo:
Mẫu thư mời phỏng vấn số 1:
Thư mời phỏng vấn
Chào Anh/Chị Nguyễn Thị A,
Cảm ơn Anh/Chị đã dành sự quan tâm tới vị trí …………mà Công ty …………… đang có nhu cầu tuyển dụng.
Để trao đổi cụ thể hơn về công việc cũng như các quyền lợi, chính sách mà Anh/Chị được hưởng khi là thành viên của công ty, Phòng Nhân sự trân trọng kính mời Anh/Chị tới tham dự buổi phỏng vấn trực tiếp tại công ty:
– Thời gian: XX, thứ XX, ngày XX, tháng XX, năm XX
– Địa điểm: tòa nhà XX, số XX
– Liên hệ: Ms XX
Để tìm hiểu thêm thông tin về Công ty chúng tôi, Anh/Chị vui lòng trung cập trang website XX hoặc link Fanpage: …
Nhận được mail, Bạn vui lòng phản hồi xác nhận lại để phòng Nhân sự chuẩn bị được chu toàn nhất.
Rất hân hạnh được đón tiếp Anh/Chị.
Trân trọng.
*****************************************************
| Chữ ký email |
Mẫu thư mời phỏng vấn số 2:
Thư mời tham dự phỏng vấn
Kính gửi: Anh/Chị Nguyễn Thị A,
Số điện thoại: ….
Địa chỉ: …….
Sau quá trình sơ vấn, sàng lọc ứng viên, công ty trân trọng thông báo: Anh/Chị đạt kết quả tốt. Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham gia phỏng vấn tại công ty chúng tôi. Chi tiết:
Vị trí tuyển dụng: …………………………………………………………………………………………
Thời gian: ………………………………………………………………………………………………….
Địa điểm: …………………………………………………………………………………………………..
Cách thức liên hệ: ………………………………………………………………………………………
Để tìm hiểu thêm thông tin về Công ty chúng tôi, Anh/Chị vui lòng trung cập trang website XX hoặc link Fanpage: …
Nhận được mail, Bạn vui lòng phản hồi xác nhận lại để phòng Nhân sự chuẩn bị được chu toàn nhất.
Rất hân hạnh được đón tiếp Anh/Chị.
Trân trọng.
*****************************************************
Mẫu thư mời phỏng vấn số 3:
Thư mời phỏng vấn
Chào Anh/Chị: ……………………………………………………………………………………..,
Phòng Nhân sự xin cảm ơn sự quan tâm và ứng tuyển của Anh/Chị.
Qua trao đổi điện thoại, Đại diện Công ty trân trọng mời Anh/Chị đến công ty tham gia phỏng vấn:
Vị trí tuyển dụng: …………………………………………………………………………………………
Thời gian: ………………………………………………………………………………………………….
Địa điểm: …………………………………………………………………………………………………..
Cách thức liên hệ: ………………………………………………………………………………………
Mong nhận được sự xác nhận và tham gia của Anh/Chị. Website: ………………
Trân trọng,
Chữ ký email
Mẫu thư mời phỏng vấn số 4:
Thư mời phỏng vấn
Chào Anh/Chị: ……………………………………………………………………………..
Chúng tôi rất cảm ơn bạn đã quan tâm đến thông tin tuyển dụng vị trí của công ty. Sau quá trình xét duyệt hồ sơ, chúng tôi nhận thấy những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của bạn phù hợp với tiêu chuẩn công ty đang tuyển.
Trân trọng mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn tại công ty:
Vị trí tuyển dụng: …………………………………………………………………………………………
Thời gian: ………………………………………………………………………………………………….
Địa điểm: …………………………………………………………………………………………………..
Mọi thắc mắc anh/chị vui lòng liên hệ Ms ………………………hoặc SĐT công ty: ………………..(gặp bộ phận Nhân sự)
Bạn vui lòng xác nhận email để công ty sắp xếp. Hy vọng được gặp bạn tại buổi phỏng vấn và có cơ hội hợp tác làm việc cùng bạn.
Trân trọng!
Chữ ký email
Thư mời phỏng vấn là một trong những văn bản quan trọng. Hi vọng với những chia sẻ, mọi người sẽ hiểu được tầm quan trọng của thư mời phỏng vấn. Đồng thời, biết cách viết thư mời phỏng vấn sao cho hiệu quả, hấp dẫn ứng viên; tạo ra sự kết nối tốt nhất đến với những ứng viên tiềm năng nhất./.
Trang Tiên
