Nhân viên hành chính là vị trí không thể thiếu được trong tất cả các công ty. Đây được coi là “mama tổng quản”, chuyên phụ trách các vấn đề hành chính cho công ty. Tùy vào tính chất của mỗi công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau cho vị trí này. Nếu bạn đang muốn gia nhập, hãy cùng theo dõi bài viết này nào!
Nội dung
Công việc nhân viên hành chính là gì?
Mô tả công việc
Vị trí hành chính chịu trách nhiệm về những giấy tờ, hồ sơ nhân viên, tài sản của công ty.
Công việc cụ thể cần làm của nhân viên hành chính
- Thực hiện tất cả công việc liên quan đến hành chính. Đó là văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại…;
- Chịu trách nhiệm về lưu trữ hồ sơ nhân viên;
- Thực hiện chuyển phát, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn, … Đồng thời, chuyển các giấy tờ cho các bộ phận có liên quan;
- Quản lí các mẫu giấy tờ, thủ tục. Ví dụ: mẫu hợp đồng lao động, thay đổi hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , nhận việc/nghỉ việc,…;
- Quản lí tài sản công nằm phúc lợi cung cấp cho nhân viên như xe cộ, bất động sản, vouchers,…;
- Mua sắm, báo cáo kiểm kê văn phòng phẩm công ty;
- Hỗ trợ tổ chức du lịch, các sự kiện trong công ty;
- Làm bảng tên, thẻ nhân viên;
- Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty;
- Phối hợp vố các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của công ty.
Mức lương: 7,000,000 VND – 10,000,000 VND.
Kiến thức, Kỹ năng & Kinh nghiệm cần có
Kiến thức cần cho vị trí nhân viên hành chính
Tốt nghiệp các ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Hành chính văn phòng, Ngoại ngữ,…
Kỹ năng cần cho vị trí hành chính
- Tin học văn phòng: Với thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0 đang “dí tới mông” thì việc thành thạo tin học và một số phần mềm khác là lẽ đương nhiên. Đây là kỹ năng, hầu hết các công ty đều yêu cầu đối với tất cả nhân viên Nhân sự;
- Kỹ năng giao tiếp: Vị trí này đòi hỏi giao tiếp với cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy, giao tiếp, khéo léo trong cách ứng xử sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn;
- Kỹ năng tổ chức và đảm nhận nhiều nhiệm vụ. Nhân viên hành chính phải làm rất nhiều công việc trong một ngày. Vì thế nếu biết cách tổ chức công việc hợp lí thì bạn sẽ không cảm thấy bị “quá tải” hay trễ deadline;
- Chịu áp lực. Mỗi công ty có những yêu cầu và áp lực công việc cho vị trí này cũng khác nhau. Vì vậy bạn phải làm quen với việc chịu áp lực cao.
- Làm việc nhóm: Đây là kỹ năng quan trọng để bạn có thể gia nhập các tập đoàn lớn. Làm việc nhóm giúp bạn học hỏi nhiều hơn và tiến bộ hơn;
Kinh nghiệm cần cho vị trí nhân viên hành chính
Đối với người mới ra trường, nhà tuyển dụng không yêu cầu kinh nghiệm nhưng nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc/giao dịch ở các công ty nước ngoài là một lợi thế.
Rèn luyện những kỹ năng này ở đâu?
- Bạn nên tham gia vào các câu lạc bộ tổ chức sự kiện ở trường. Điều này giúp bạn học được kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng đàm phán, tổ chức, lập kế hoạch,… Cũng như các kỹ năng cần thiết cho công việc này;
- Ngoài ra bạn có thể làm công tác Đoàn vụ tại các Công Đoàn, Đoàn trường.
Tích luỹ kiến thức thực tế cho vị trí hành chính ở đâu?
- Tham khảo một số trang web về ngành như : blognhansu.net, slideshare.net, quantrinhansu-online.com ,humanresources.com,…;
- Thực tập tại các công ty cũng giúp bạn định hình rõ hơn về công việc. Bạn c “săn tuyển dụng” tại intership.edu.vn, careerbuilder.vn,…;
- Ngoài ra, ngoại ngữ cũng rất quan trọng trong công việc, bạn nên đầu tư vào 1-2 ngoại ngữ;
- Bạn có thể tìm hiểu các khóa học bổ ích khác như giao tiếp, đàm phán, tin học văn phòng tại edx.org, skillshare.com,…
Những công ty tiêu biểu trong ngành
First Alliances, NIC, Talentnet là một trong những công ty Nhân sự tiêu biểu ở Việt Nam, với nhiều năm hoạt động trong ngành Nhân sự, được khách hàng tin tưởng.
Xem thêm: Nên làm việc tại công ty lớn hay nhỏ.
Con đường sự nghiệp
HR Admin → HR Recruitment Executive/ HR General Executive/ HR C&B → HR Manager → HR Director.
Trang Anh
