You are currently viewing Quy trình tiếp nhận nhân sự mới tại công ty VNR 500

Quy trình tiếp nhận nhân sự mới tại công ty VNR 500

Việc tuyển dụng thành công không chỉ đơn thuần dừng lại ở bước chọn xong được người phù hợp. Tuyển dụng thành công chỉ khi nhân sự đó ở lại với doanh nghiệp sau thời gian thử việc. Điều này phụ thuộc vào quy trình tiếp nhận nhân sự mới. Hãy cùng tìm hiểu quy trình tiếp nhận quy trình này bạn nhé.

Tiếp nhận nhân viên mới là gì?

Tiếp nhận nhân sự mới là các hoạt động trước, trong và sau quá trình nhân sự mới vào làm việc tại công ty. Một số DN còn gọi quá trình này là Onboarding.

Mục đích của việc tiếp đón nhân sự mới là giúp NLĐ có thể hội nhập công ty nhanh nhất.

Vai trò của việc tiếp nhận nhân viên mới?

Nhân viên mới định hướng được công việc ngay từ khi mới bắt đầu

Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí với các yêu cầu công việc cụ thể. Nếu họ được giúp xác định được cụ thể các nhiệm vụ công việc mà mình phải thực hiện; họ nhanh chóng tiếp thu công việc mới và tăng tốc, phát huy hiệu quả trong công việc. Thực hiện được điều này, thời gian cũng như chi phí dành cho việc đào tạo nhân sự mới sẽ được tiết giảm rất nhiều.

Nhân viên mới hoà nhập nhanh chóng với môi trường làm việc và văn hoá công ty

Việc giới thiệu nhân viên mới đến với mọi người trong công ty cũng như có sự động viên và chia sẻ ngay từ khi họ bắt đầu công việc sẽ tạo ra một tâm lý thoải mái, nhẹ nhàng cho nhân viên mới. Thực hiện tốt điều này đồng nghĩa với việc bạn đã có thể thực hiện việc gắn kết và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp; giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Sự hoà nhập nhanh chóng sẽ tạo ra năng suất làm việc hiệu quả.

Mỗi nhân viên mới cần có sự hiểu biết về lịch sử, giá trị và văn hoá của doanh nghiệp cũng như cách quản trị của cấp quản lý trong doanh nghiệp để họ có thể nhanh chóng hoà nhịp với doanh nghiệp, phát huy được tối ưu năng lực bản thân đem lại những giá trị thiết thực cho doanh nghiệp.

 Nhân viên mới tiếp thu và nhanh chóng phát huy hiệu quả trong công việc

Nắm bắt được kỹ năng làm việc cần thiết, nhân viên mới sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc; cảm thấy được năng lực phù hợp với vị trí công việc; cũng như xác định được cho mình kế hoạch phát triển cụ thể trong nghề nghiệp. Khi động lực làm việc được tạo ra, năng suất làm việc tăng lên. Và doanh số tạo ra từ nhân viên cũng tăng lên. Đó chính là thành công của việc đào tạo nhân viên mới.

Tiết kiệm được thời gian cho người hướng dẫn/người quản lý

Các lưu ý khi xây dựng quy trình tiếp đón nhân sự mới

  • Những thông tin được quảng cáo cho vị trí công việc; văn hóa công ty sẽ đúng là những gì nhân viên mới sẽ trải nghiệm thực tế khi bước vào công ty.
  • Không cùng cấp quá nhiều thông tin; khối lượng công việc quá lớn cho nhân viên trong những ngày đầu tiên của họ tại công ty.
  • Tuần làm việc đầu tiên, cách họ được chào đón như thế nào; môi trường làm việc có khiến họ thoải mái hay không sẽ là những điều nhân viên của bạn nhớ đến nhiều nhất sau quá trình làm việc tại công ty. Và cũng là điều họ thường kể cho những người khác, trong và ngoài công ty.
  • Tuần làm việc đầu tiên cũng là thời điểm một nhân viên mới đưa ra quyết định ở lại hay không; liệu rằng họ muốn gắn bó lâu dài với công ty hay không.

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Trước khi nhân sự mới nhận việc

Bộ phận nhân sự

  • Gửi email đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty về việc nhân sự mới nhận việc. Các phòng ban liên quan bao gồm: đơn vị tiếp nhận, phòng công nghệ thông tin (cài đặt máy tính…)…
  • Chuẩn bị các công cụ làm việc của nhân viên. Các công cụ cần: máy tính, văn phòng phẩm, điện thoại và các giấy tờ liên quan.
  • Chuẩn bị trước hợp đồng, phiếu tiếp nhận nhân sự mới. Thủ tục giấy tờ rất mất thời gian để thu thập. Càng chuẩn bị và hoàn thành trước, bạn và nhân viên mới càng tiết kiệm được nhiều thời gian.
  • Gửi thông tin hồ sơ cần chuẩn bị và các lưu ý cho nhân sự mới (trang phục, hồ sơ…)

Bộ phận sử dụng nhân sự

  • Chuẩn bị vị trí, bàn làm việc cho NLĐ.
  • Xây dựng chương trình đào tạo, hướng dẫn nhân sự mới trong thời gian thử việc.
  • Bố trí nhân sự đào tạo, kèm cặp.

Khi nhân sự mới tới nhận việc

Bộ phận nhân sự

  • Thu hồ sơ nhân sự.
  • Giải thích, cho nhân sự mới ký hợp đồng.
  • Tạo các tài khoản công việc cần thiết: email, link tài liệu.
  • Giới thiệu cho nhân sự mới về các nội quy, chính sách … cơ bản. Phần này nên viết rõ trong phiếu tiếp nhận nhân sự mới.
  • Bàn giao nhân sự mới cho bộ phận sử dụng nhân sự.

Bộ phận sử dụng nhân sự

Giới thiệu với các phòng ban; thông tin tổng quát về doanh nghiệp và định hướng hoạt động cho nhân viên

Nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các thông tin chung; công ty cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp để cung cấp cho nhân viên mới như là:

  • Đưa nhân sự mới giới thiệu tại các phòng ban liên quan.
  • Lịch sử thành lập và tổng quan về hoạt động của công ty
  • Mục tiêu hoạt động; bộ máy tổ chức; các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên công ty
  • Quy trình làm việc tại công ty: mô hình và thực tiễn áp dụng tại công ty, giờ giấc làm việc
  • Hệ thống thông tin liên hệ trong công ty (Email, Điện thoại, Web, CRM,…)
Đào tạo kỹ năng chuyên môn

Nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc tùy theo vị trí công việc của mình. Ngoài việc bồi dưỡng thêm kiến thức nghề nghiệp, quá trình đào tạo về kỹ năng chuyên môn còn giúp xây dựng được tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Giao việc cho nhân sự mới

Đào tạo và giao việc là 2 việc cần thực hiện song song. Để NLĐ thích ứng với công việc và công ty. Đồng thời, có thể đánh giá năng lực của họ.

Đánh giá sau khi tiếp nhận nhân sự 

Sau khi kết thúc quá trình đào tạo cho nhân viên mới, nhà tuyển dụng cần có một buổi nói chuyện cởi mở và thân thiện với các nhân viên mới để lắng nghe họ nói lên những suy nghĩ của mình, tiếp thu những ý kiến đóng góp tốt cũng như đánh giá được xem các nhân viên mới đã tiếp nhận được những kiến thức gì trong quá trình đào tạo.

Mục đích của việc đánh giá kết quả công việc là để cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu nhân viên hoàn thành xuất sắc một công việc nào đó nhà doanh nghiệp phải thông báo cho họ biết càng sớm càng tốt bằng cách thể hiện sự đánh giá cao kết quả làm việc của họ. 

Việc đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về năng lực thực tế của nhân viên cũng như xây dựng được hướng phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu và nguyện vọng của họ và kế hoạch phát triển cho những nhân viên xuất sắc trong tương lai.

Phiếu tiếp nhận nhân sự mới

Phiếu tiếp nhận nhân sự mới là phiếu có các thông tin cơ bản hướng dẫn cho nhân sự mới.

Các phiếu tiếp nhận nhân sự mới cần có đủ các thông tin:

  • Thời gian làm việc.
  • Mã nhân viên, email của nhân sự.
  • Thông tin tác nghiệp, link tài liệu.
  • Các tài liệu lưu ý tham khảo trước.

Mẫu phiếu tiếp nhận nhân sự mới, tải tại đây.

Trang Tiên