Thuật ngữ bản mô tả công việc ngày càng thông dụng trong tuyển dụng. Vậy đây là văn bản gì? Cách xây dựng ra sao? Lưu ý gì khi xây dựng? Hãy cùng tìm hiểu bạn nhé!
Nội dung
Bản mô tả công việc là gì?
Bảng mô tả công việc (Job Description) – JD, là một văn bản tóm tắt ngắn gọn các công việc, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm mà một người sẽ thực hiện khi đảm nhận vị trí đó.
Tại sao phải xây dựng bản mô tả công việc?
Bản mô tả công việc (JD) ngày nay ngày càng quan trọng và cần thiết trong công tác nhân sự. JD có vai trò với cả nhân sự, doanh nghiệp và ứng viên.
Với người làm công tác nhân sự:
- Là căn cứ để đăng tuyển, tuyển dụng nhân sự.
- Sử dụng để lọc hồ sơ của ứng viên. Từ đó dễ dàng tìm kiếm được người phù hợp nhất.
- Sử dụng để phỏng vấn, đánh giá ứng viên.
Với ứng viên:
- Giúp những người đi xin việc còn có thể tự đánh giá được mức độ phù hợp của mình. Bản JD có đủ yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng cho ứng viên.
- Là bản hướng dẫn nhân sự nếu trúng tuyển vào vị trí được tuyển dụng. Họ có thể hình dung được các công việc mình cần làm.
Với doanh nghiệp, JD giúp nhà quản lý có cơ sở:
- Giao việc.
- Theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên. Từ đó có các chính sách đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc.
Cách xây dựng bản mô tả công việc?
Căn cứ nào để xây dựng JD? Các lỗi thường gặp khi xây dựng JD? Các phương pháp nào để xây dựng JD? Hãy cùng chúng tôi nghiên cứu về vấn đề này.
Căn cứ để xây dựng bản mô tả công việc
- Căn cứ mục tiêu, chiến lược của công ty, sẽ có chức năng nhiệm vụ tương ứng của từng phòng ban. Từ chức năng nhiệm vụ => chia ra các đầu công việc phải thực hiện => xác định được công việc cần đảm nhận của từng vị trí. Như vậy, chức năng nhiệm vụ của phòng ban phải có thì mới có được JD.
- Căn cứ việc phân công nhiệm vụ của cán bộ quản lý công việc trực tiếp.
Các lỗi thường gặp khi xây dựng bản mô tả công việc
- Xây dựng công việc của cá nhân đang thực hiện công việc đó thay vì xây dựng chức năng nhiệm vụ của công việc.
- Xây công việc thực hiện các kiến thức, kỹ năng không bổ trợ hoặc trái ngược nhau.
Các phương pháp xây dựng bản mô tả công việc
- Tham khảo các vị trí chức danh tương tự tại các công ty cùng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh.
- Quan sát thực tiễn nhân sự đang thực hiện công việc đó. Có thể chọn nhân sự có kết quả thực hiện từ tiên tiến trở lên. Phác thảo các công việc theo mức độ quan trọng hoặc trình tự thao tác công việc.
Nội dung của bản mô tả công việc
Để bản mô tả công việc đáp ứng đủ các vai trò ở phần 1, phải đảm bảo các nội dung sau:
Tên vị trí công việc/chức danh
Tên công việc được đặt phải là từ mô tả tổng quan, ngắn gọn và dễ hình dung. Đồng nhất và sử dụng thống nhất một tên chức danh trong xuyên suốt cả văn bản và các hoạt động.
- Tên vị trí công việc/chức danh.
- Phòng ban/bộ phận vị trí công việc trực thuộc.
- Vị trí công việc/chức danh này báo cáo cho ai?
- Vị trí công việc/chức danh này quản lý ai?
- Nơi làm việc của công việc/ chức danh này là ở đâu?
Mục đích công việc/vị trí
Phần này, mô tả ngắn gọn về mục đích khi tuyển dụng vị trí này. Mục đích công việc căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng ban. Cụ thể, công việc này tuyển phục vụ việc thực hiện nhiệm vụ gì trong chức năng, nhiệm vụ đó.
Ví dụ: phòng HCNS có chức năng, nhiệm vụ: tuyển dụng, đào tạo… nhân sự thì vị trí nhân viên tuyển dụng có mục đích tuyển dụng những nhân sự cho công ty.
Nhiệm vụ của công việc/vị trí
Đây là phần quan trọng nhất trong các bảng mô tả công việc. Toàn bộ các công việc người thực hiện cần làm sẽ được phác thảo tại đây. Các phần trong nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ của công việc/vị trí: Các công việc nhân sự cần thực hiện. Có thể phác thảo các công việc theo thứ tự quan trọng nhất/mất nhiều thời gian nhất hoặc có thể phác thảo các công việc theo thứ tự thực hiện công việc.
- Tỷ lệ đánh giá giá các đầu mục nhiệm vụ của công việc: Mức độ quan trọng và tỷ lệ tính kết quả công việc. Tiêu chí này trong bản JD vừa giúp người quản lý đánh giá kết quả thực hiện công việc của NLĐ; vừa là căn cứ để NLĐ phân bổ thời gian làm việc.
- Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc tương ứng. Tiêu chí đánh giá phải được định lượng. Có thể sử dụng KPI, Deadline hoặc các tiêu chuẩn khác phù hợp.
Phần mô tả nhiệm vụ mà người đảm nhiệm vị trí cần làm để hoàn thành các nhiệm vụ lưu ý tóm tắt một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất giúp người đọc hình dung ra công việc của mình. Không cần đi sâu vào từng chi tiết cụ thể để tránh dài dòng.
Quyền hạn của vị trí/công việc
Về chuyên môn: các vấn đề nhân sự quyết định được về mặt chuyên môn.
Về tổ chức nhân sự: nhân sự được giao cho quyết định những vấn đề gì liên quan tới tổ chức nhân sự trong phòng ban, công ty.
Quan hệ công việc
Để thực hiện được công việ này thì mối quan hệ cần tác nghiệp bên trong, bên ngoài là gì?
Tiêu chuẩn nhân sự
Dựa trên danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành mà người viết có thể xác định được yêu cầu về trình độ, bằng cấp cũng như các kỹ năng mềm và kinh nghiệm cần có để một ứng viên có thể đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ.
Ngoài ra bạn cũng nên sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên hợp lý bởi việc tìm kiếm một ứng viên đảm bảo đúng và đầy đủ tất cả các yêu cầu mà công ty đặt ra là thực sự khó. Do vậy bạn cần xác định được yêu cầu nào là bắt buộc và cần thiết nhất giúp cho nhân viên có đủ khả năng để hoàn thành công việc, các yếu tố khác nếu có thể bồi dưỡng và đào tạo thêm trong quá trình làm việc trong tương lai thì không nên đưa vào danh sách này để tránh tạo ra rào cản cho các ứng viên dự tuyển.
Bản mô tả công việc mẫu
Bản mô tả công việc mẫu bạn có thể tham khảo tại đây:
Trang Tiên
