Sử dụng email trong công việc là điều gần như bắt buộc. Làm sao để có một email thật chuyên nghiệp và rõ ràng? Bài viết, mình xin chia sẻ với các bạn một số nguyên tắc căn bản để làm được điều đó trong bài viết dưới đây.
Kết cấu bắt buộc phải có trong email
Tiêu đề email
Tiêu đề là phần hiển thị ngay trên màn hình của người. Giống như gương mặt, là là thứ người xem nhìn vào đầu tiên. Nên đây cũng là điều sẽ quyết định xem người nhận có mở thư của bạn hay không. Do đó, việc để tiêu đề trống hoặc để những tiêu đề cộc lốc hay quá dài dòng chính là một điều cấm kỵ.
Công thức đặt tiêu đề:
- Nguyên tắc: Ngắn gọn, dễ hiểu, khái quát nội dung.
- Công thức: Về việc (VV) + chủ đề nhắc tới.
Ví dụ: Email bạn gửi cho quản lý trực tiếp về báo cáo công việc tuần 3 tháng 8 năm 2021. Tiêu đề sẽ là: VV báo cáo tuần 03 tháng 8/2021.
Nội dung email
Một email tốt không nên có nội dung quá lòng vòng. Hãy giữ nội dung rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề mà bạn muốn đề cập. Email thường có bố cục
Lời chào
Viết email chính là việc giao tiếp, phải luôn được bắt đầu bằng lời chào. Người Việt Nam luôn có câu: “Lời chào cao hơn mâm cỗ” là vậy. Với lời chào bạn cần nêu rõ là chào ai? Tuỳ vào cấp bậc hoặc đối tượng mà bạn đang giao tiếp để có cách chào cho phù hợp. Nếu giả sử bạn gửi cho hơn một người thì có thể là “Chào mọi người”.
Ví dụ từng đối tượng nhận email, xưng hô tương ứng:
- Đồng nghiệp đồng cấp hoặc bạn bè: Dear Ms/Mr; Hi Ms/Mr …
- Cấp dưới: Hi A; Gửi Ms/Mr …
- Cấp trên: Kính gửi Anh/Chị – Chức danh; Dear Sir…
Nội dung chính
Với nội dung chính, bạn không nên viết thành một “đoạn” lớn mà nên cách dòng ra thành những ý nhỏ. Mỗi đoạn là một ý để truyền tải suy nghĩ của bạn tốt hơn cũng như giúp người đọc nắm thông tin tốt hơn. Luôn luôn dành thời gian dò lại để tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm, phẩy căn bản. Và đọc lại để bỏ đi những từ thừa.
Câu kết có lời cảm ơn hoặc tổng kết vấn đề
Một email tốt thường sẽ có phần yêu cầu xác nhận hoặc tổng kết lại những gì đã nói ở phía trên (nếu có nhiều điểm phức tạp). Câu kết cũng có thể là một sự gợi mở nhằm khuyến khích mọi người hỏi lại nếu có bất cứ vấn đề gì chưa rõ. Nếu không, các bạn có thể chỉ cần để lại một lời cảm ơn vì mọi người đã dành thời gian.
Có thể thêm các câu sau để sớm nhận được thông tin từ người nhận: Rất mong sớm nhận được phản hồi của anh/chị…
Chữ ký email
Phần này thể hiện bạn là người chỉnh chu, chuyên nghiệp. Chữ ký trong email của bạn có thể là một vài dòng bao gồm: Tên, chức danh/vị trí, tên tổ chức, thông tin liên lạc và logo đính kèm. Những thông tin này sẽ giúp người đọc có thể liên hệ với bạn nhanh nhất có thể.
File đính kèm
Nếu cần đính kèm thông tin chi tiết trong email, bạn đừng quên điều này. Để tránh bị quên file đính kèm, không còn cách nào ngoài việc đọc thật kỹ email trước khi bấm gửi; hoặc bạn có thể đính kèm file với email trước khi bắt đầu viết.
Thông tin người nhận
Bạn chỉ nên thêm địa chỉ email người nhận sau khi đã hoàn thành và đọc lại mọi nội dung. Bởi trong nhiều trường hợp, bạn có thể sơ ý bấm nhầm và gửi một email chưa hoàn thành cho người nhận.
Khi gửi email trong công việc, bạn cần lưu ý, ai là người nhận chính và ai là những người liên quan. Ví dụ, bạn gửi thông tin công việc thiết kế cho trưởng bộ phận thiết kế; bạn cũng phải CC thêm cho lãnh đạo cấp trên của người nhận để họ nắm thông tin.
Lưu ý trong văn hoá sử dụng email
Phân biệt “CC” và “BCC” để lựa chọn đúng đối tượng gửi
Giống nhau: Chúng đều được sử dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một lúc.
Khác nhau
- Sử dụng “CC”, tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách thông tin của những người nhận. CC sử dụng khi bạn không cần tính bảo mật về thông tin những người nhận. Bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm….
- Tính năng “BCC”: Bạn gửi nội dung cho nhiều người cùng lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả. Chính vì vậy, bạn hãy sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật thông tin về người nhận.
Khi phân biệt được 2 hình thức này, nhớ lựa chọn hình thức cho phù hợp bạn nhé!
Thông báo mình đã nhận được thông tin
Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Trong trường hợp bạn thấy quá bận và có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột.
Thông báo cho người nhận
Đôi khi người nhận có quá nhiều email nên có thể bỏ lỡ email của bạn. Đừng ngại ngần khi gửi xong email mà không báo cho họ biết điều này. Có thể qua tin nhắn, chat, … để được nhận thông tin phản hồi sớm nhất.
Hạn chế sử dụng văn nói
Hãy nhớ rằng, email thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của bạn. Đây là văn viết, chứ không phải văn nói. Đồng thời, hạn chế tối đa việc sử dụng các ngôn từ bộc lộ cảm xúc mạnh, dễ gây hiểm khích cho đối phương. Bởi lẽ, “lời nói gió bay, bút sa gà chết, văn viết thì còn mãi”. Đừng để chỉ vì nó mà gây bất hoà không đáng có.
Sử dụng một địa chỉ email nghiêm túc
Email được sử dụng trong công việc. Vì vậy, một địa chỉ nghiêm túc sẽ được sự đánh giá cao của người nhận. Nếu bạn sử dụng email của công ty, điều hiển nhiên là nó sẽ có đuôi là tên công ty. Nếu bạn làm việc tự do (freelance) hoặc vì một lí do nào đó, bạn dùng email cá nhân thì tốt nhất bạn nên cân nhắc thật kĩ việc lựa chọn email nào để sử dụng. Đừng bao giờ sử dụng những tên “dễ thương” như kiểu: boyloichoi@… Hoặc “cobedangyeu@… Tốt nhất, hãy tạo cho mình một email mang tên bạn như: trangtien@…
>> Tìm hiểu thêm Tuyệt chiêu giao tiếp công sở.
Trang Tiên
