Báo cáo là bản tổng hợp các công việc bạn đã, đang làm; bao gồm: các hoạt động tiến hành, kết quả, điểm đạt được, hạn chế. Báo cáo giúp quản lý trực tiếp nắm được thông tin và đánh giá hiệu quả làm việc của bạn. Đồng thời, bạn cũng nắm được hiệu quả và tổng quan về chất lượng công việc của mình. Vậy làm sao để có một bản báo cáo khoa học và hiệu quả? Cùng xem các tips kỹ năng viết báo cáo trong bài viết dưới đây!
Nội dung
Kỹ năng viết báo cáo là gì?
Kỹ năng viết báo cáo là việc thu thập dữ liệu, phân tích và đưa ra những suy luận lô-gíc về tiến hành thực thi công việc sao cho ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu và đủ ý.
Các kỹ năng viết báo cáo hiệu quả
Xác định mục tiêu báo cáo
Thực hiện kỳ việc gì cũng cần xác đích rõ mục tiêu, mong muốn của người viết hoặc người đọc báo cáo. Mục tiêu xác định chính xác về những gì mà cần phải đạt được trong báo cáo. Phần mục tiêu viết báo cáo thường liên quan đến các nhu cầu thực tiễn:
- Người viết trình bày, phân tích về một sự việc.
- Người viết muốn trình bày một vấn đề đang cần xử lý, giải quyết. Ví dụ: không khí đang ngày càng ôi nhiễm, các nhà khoa học mong muốn cải thiện và phòng tránh việc ôi nhiễm không khí này. Bước đầu, cần phải làm một báo cáo tổng hợp thực trạng về tình hình để chứng minh vấn đề. Đồng thời, chỉ ra các nguyên nhân xảy ra vấn đề đó. Cuối cùng là việc đưa ra các giải pháp nếu có.
- Báo cáo công việc cho cấp trên định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm. Khi đó, mục tiêu đó là làm rõ khối lượng công việc, tiến trình, nguyên nhân, kết quả đạt được trong công việc đó.
Mục tiêu của báo cáo nên được đề cập rõ ràng trong phần mở đầu của báo cáo, chẳng hạn như trong phần giới thiệu.
Từ mục tiêu, sẽ ra nội dung cần báo cáo:
- Cung cấp dữ liệu.
- Phân tích dữ liệu liên quan đến vấn đề cần giải quyết.
- Cung cấp kiến thức liên quan đến dữ liệu tổng hợp.
- Đề xuất giải pháp liên quan. Bao gồm: Cách thức giải quyết, người giải quyết…
Coi người đọc báo cáo là khách hàng
Báo cáo viết là để người khác đọc, hiểu và hài lòng với mong muốn họ đưa ra. Khi xác định người đọc là khách hàng, mọi vấn đề đưa ra đều phục vụ người đọc. Khách hàng này có thể là đồng nghiệp, cấp trên hoặc cấp dưới hay bất cứ những người liên quan nào trong hoặc ngoài tổ chức của bạn. Giống như khách hàng mua hàng, thoả mãn được họ ở những điểm này bạn sẽ thành công:
- Mối quan tâm và quan điểm của khách hàng là gì?
- Họ mong muốn điều gì khi đọc báo cáo của bạn? Người đọc báo cáo không phải lúc nào cũng biết những điều họ cần hoặc mong muốn. Đặt địa vị của bạn vào vai trò của người đọc báo cáo, bạn sẽ hình dung được điều mà họ cần giải quyết với việc mà bạn báo cáo.
- Lý do người đọc đọc báo cáo của bạn? Họ cần tìm kiếm gì? Họ muốn tìm kiếm gì? Và sau khi đọc báo cáo của bạn họ sẽ làm gì?
- Sự đồng điệu về ngôn ngữ, kiến thức giữa người viết và người đọc?
Các yếu tố trên ảnh hưởng đến cách thức bạn viết báo cáo như thế nào? Và cần quan tâm đặc biệt đến nhu cầu của người sẽ chịu trách nhiệm hành động sau khi đọc báo cáo của bạn.
Thời điểm nên viết báo cáo
- Khi kết thúc công việc được giao.
- Báo cáo tình hình hiện tại của công việc.
- Khi cần thay đổi biện pháp để cải thiện công việc.
- Khi mắc lỗi.
- Cần tiếp nhận những thông tin mới.
- Khi tìm thấy biện pháp cải tiến mới cho công việc.
Từ thời điểm viết báo cáo sẽ ra nội dung báo cáo.
Xây dựng đề cương chi tiết báo cáo
Giống như khi làm một bài văn, trước khi làm, lập dàn ý chi tiết cho bài văn giúp bạn không bị bỏ sót ý. Bản báo cáo khoa học thường bao gồm các phần:
Tên bài báo cáo
Tiêu đề là phần tóm tắt khái quát nội dung báo cáo. Tiêu đề cần nhất quán với mục tiêu. Nó sẽ tạo ra cho người đọc ấn tượng tức thì về nội dung của báo cáo. Không nên đặt tiêu đề quá dài, nhưng khi cần thiết, bạn có thể dùng phụ đề để làm rõ tiêu đề chính.
Tóm tắt báo cáo
Nên có một bản tóm tắt trong phần đầu của một báo cáo dài. Phần tóm tắt này nên bao quát những nội dung quan trọng mà bạn đề cập trong báo cáo. Như thế, những người có quyền lực nhất hoặc những người ra quyết định thường không có thời gian đọc hết bản báo cáo sẽ đọc phần tóm tắt. Chính điều đó làm tăng thêm ý nghĩa quan trọng của phần tóm tắt.
Tóm tắt được thể hiện bao gồm cả phụ lục. Đây là phần có mức độ chi tiết cao nhất và đôi khi chỉ hữu ích đối với người có nhu cầu thật cần thiết hoặc các chuyên gia. Nên đánh số theo trình tự mà chúng được trích từ phần chính của báo cáo
Mở đầu báo cáo
Giới thiệu là phần đầu trong bản báo cáo của bạn. Phần này phản ánh mục đích rộng hơn của bản báo cáo, đặt ra vấn đề cần được giải quyết và nêu rõ những đóng góp của báo cáo vào việc giải quyết những vấn đề đó. Phần giới thiệu cần bao gồm mục tiêu của báo cáo. Đối với các báo cáo dài, phần giới thiệu nên giải thích rõ các phần chính của bài báo cáo.
Nội dung chi tiết (thân báo cáo)
Phần thân bài bao gồm một số đoạn hoặc chương. Thông thường mỗi chương sẽ tuân theo phạm vi của báo cáo: các dữ liệu, phân tích và ý kiến đưa ra hoặc kiến nghị. Các dữ liệu ở phần thân bài nên theo một trình tự logic. Ở một số điểm, bạn có thể cần đến các thông tin bổ sung để củng cố lập luận của bạn. Các phụ lục được sử dụng với mục đích này. Mối liên quan giữa phần thân bài và các phụ lục rất quan trọng đối với người đọc. Vì thế, hãy nêu rõ những thông tin trong các phụ lục để người đọc quyết định đọc nó hay bỏ qua.
Kết luận của báo cáo
Phần kết luận là tóm tắt nội dung phần thân bài và không nên đưa thông tin mới vào phần này. Vì vậy, nội dung phần kết thúc vấn đề phải liên kết mạch lạc với phần giới thiệu.
Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp khi viết báo cáo
Đối tượng đọc báo cáo quyết định ngôn ngữ bạn sử dụng. Thường trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu. Lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực. Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương. Vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác. Nếu cần thiết bạn có thể sử dụng các số liệu, biểu đồ để minh họ nhưng những số liệu và sơ đồ phải dễ hiểu và có tính khoa học.
Các lỗi cần tránh khi làm báo cáo
Lỗi hình thức trình bày
Báo cáo rất rõ ràng là văn viết. Vì vậy văn phong, bố cục đương nhiên phải tương ứng. Nhiều báo cáo bị lỗi cơ bản về hình thức định dạng như font chữ. Loại font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi bạn cần mô tả các đoạn mã nguồn thì phải sử dụng các loại font Monospace như Couirier New, Lucida Console hoặc Monaco (trên Mac OS).
Lỗi ngôn ngữ, văn phong
Các lỗi thường gặp là sai lỗi chính tả, dùng từ không phù hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng ta,… các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo. Cũng có các trường hợp dùng từ lủng củngm không toát ý, ý trước mâu thuẫn với ý sau. Để khắc phục lỗi này, người viết báo cáo nên nêu các câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ khiến khai ý của câu chủ đề đó. Như vậy, báo cáo của bạn sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và đủ ý.
Kết quả bạn làm việc có được ghi nhận không chính là nhờ bản báo cáo. Có người được lên chức, tăng lương, đánh giá cao chỉ vì một bản báo cáo tốt. Vì vậy, khi viết báo cáo bạn hãy xem đó là một công việc quan trọng trong quá trình học tập, làm việc và thăng tiến của bản thân, hãy chăm chút cho bản báo cáo được hoàn hảo nhất có thể, việc viết báo cáo sơ sài có thể sẽ làm bạn đánh mất một cơ hội tốt trong quá trình thăng tiến đó.
Trang Anh
